VII. Kwaliteitsbewaking en -ontwikkeling Vaststellingsbesluit beleidsregels subsidiëring Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 (Draagvlakbevordering ontwikkelingssamenwerking)
Voor de gehele subsidieperiode (2007–2010) stelt NCDO een subsidieaanvraag, inclusief meerjarenprogrammaplan en -begroting en bedrijfsplan op. Na goedkeuring van deze stukken door het ministerie worden deze plannen telkens op jaarbasis verder ingevuld en geconcretiseerd in een NCDO-jaarplan. Dit jaarplan wordt niet later dan november van het jaar voorafgaande aan het planjaar ingediend. Het ministerie zorgt voor bespreking van het plan in een afstemmingsoverleg niet later dan eind december in het jaar voorafgaande aan het planjaar. In het jaarplan wordt flexibele ruimte opgenomen om op de actualiteit te kunnen inspelen. Het jaarplan behoeft de goedkeuring van het ministerie.
Voor planning en uitvoering van programma’s en activiteiten ingegeven door de actualiteit kan door het mnisterie of door NCDO zonodig een actualiteitenoverleg bijeengeroepen worden.
Verantwoording wordt jaarlijks afgelegd in een jaarverslag (uiterlijk op 1 juni van het daarop volgende jaar in te dienen), waarin op heldere wijze, en waar mogelijk gekwantificeerd, wordt aangegeven wat de relatie is tussen de gestelde doelen en behaalde resultaten, en de effecten daarvan. De jaarstukken (jaarverslag, jaarrekening) worden na vaststelling door het bestuur van de Stichting NCDO aangeboden aan de minister voor Ontwikkelingssamenwerking en worden tevens met duidelijke vermelding op de website van NCDO gepubliceerd. De resultaten van NCDO-evaluaties worden, voorzien van beleidsconclusies, aan de minister voor Ontwikkelingssamenwerking ter beschikking gesteld.
Het jaarplan en jaarverslag wordt getoetst op:
– Kwaliteit van de toepassing van de strategische (omgeving)analyse.
– Uitvoering van de samenwerking met het ministerie.
– Het hanteren van en werken volgens geoperationaliseerde definities van draagvlak.
– De wijze en plausibiliteit (DRAM) waarop de interventiestrategie, operationele doelstellingen hebben bijgedragen aan de beoogde resultaten.
– Uitwerking van beoogde resultaten in SMART-systematiek (Specifiek, Meetbaar/aantoonbaar, Acceptabel/voor BZ, Realistisch/realiseerbaar binnen een duidelijk aangegeven tijdvak en Tijdsgebonden).
– Wijze waarop de doelstellingen uit de bedrijfsvoering werden gewaarborgd met name t.a.v. personeelsbeleid, de handhaving van de kwaliteit van bestaande procedures en systemen op het gebied van financiën volgens afgesproken inhoudelijke en financiële standaarden en administratief management, monitoring, systemen van evaluatie-, monitoring en kwaliteitsmanagement en de wijze waarop het lerend vermogen werd gewaarborgd.
– Wijze waarop het subsidiebeleid van NCDO, vormgegeven in een subsidie- en beoordelingskader, is uitgevoerd.
– De mate waarin het management aandacht heeft geschonken aan doeltreffendheid en doelmatigheid.
De jaarrekening wordt getoetst op:
– De relatie tussen de financiële uitgaven en de goedgekeurde programma’s en activiteiten uit het jaarplan.
– De doelmatigheid en rechtmatigheid van de bestedingen.
– Het financiële absorptievermogen van de organisatie (liquiditeit) en de relatie tussen het eigen vermogen en de solvabiliteit.
– Aanwezigheid van een verklaring omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid afgegeven door een accountant conform een door het ministerie opgesteld controleprotocol.
Bovenstaande criteria zullen nader uitgewerkt worden in het financiële reglement als bijlage bij de beschikking. In dit reglement worden de afspraken met betrekking tot de financiële en beheersmatige verhouding tussen het ministerie van Buitenlandse Zaken en de NCDO vastgelegd.
Eind 2009 vindt een externe evaluatie plaats van het totale subsidieprogramma van NCDO.
Voortgangsgesprekken vinden plaats op grond van de jaarplan-begroting/jaarverslag-jaarekening-cyclus.
NCDO is verantwoordelijk voor een adequaat systeem van monitoring en evaluatie. NCDO wordt geacht op basis van bevindingen tijdig bijsturing te verrichten en hiervoor zonodig toestemming te vragen van de minister. De minister houdt, met name aan de hand van financiële en inhoudelijke rapportages, toezicht op de besteding van de middelen en de voortgang en is verantwoordelijk voor de uiteindelijke vaststelling van de verleende subsidie.
- Regeling
- Vaststellingsbesluit beleidsregels subsidiëring Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 (Draagvlakbevordering ontwikkelingssamenwerking)
- Soort
- Ministeriële regeling
- Geldend vanaf
- 08-07-2006
- BWB-id
- BWBR0019978
- Versie
- 2006-07-08_0