3.1 Doelstelling van de selectie

De selectie richt zich op archiefbescheiden van overheidsorganen op rijks- en provinciaal niveau die vallen onder de werking van de artikelen 1, 23 en 41 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276). Het begrip overheidsorgaan wordt in artikel 1 van de Archiefwet 1995 gedefinieerd als:

a. een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, en

b. een ander persoon of college met openbaar gezag bekleed.

Het begrip archiefbescheiden betreft alle neerslag van de omschreven handelingen, ongeacht of het papier of een machineleesbaar gegevensbestand (MLG) betreft en of het zich in een archief, bibliotheek, op een afdeling automatisering of bij beleidsmedewerkers bevindt.

De hoofddoelstelling van de selectie is een onderscheid aanbrengen tussen enerzijds archiefbescheiden die in aanmerking komen voor blijvende bewaring en overbrenging naar het Nationaal Archief of een Rijksarchief in de provincie en anderzijds archiefbescheiden die (op termijn) voor vernietiging in aanmerking komen. De voor blijvende bewaring in aanmerking komende bescheiden dienen na een termijn van 20 jaar naar het Nationaal Archief te worden overgebracht. De beslissing of neerslag van een handeling wel of niet voor blijvende bewaring in aanmerking komt, wordt genomen tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling van de Rijksarchiefdienst/PIVOT, zoals de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur die heeft verwoord bij de behandeling van de nieuwe Archiefwet in de Tweede Kamer (13 april 1994): ‘het mogelijk maken van de reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen’. Door het Convent van Rijksarchivarissen is deze doelstelling vertaald als ‘het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring’.

In dit BSD wordt deze selectiedoelstelling uitgewerkt ten aanzien van overkoepelende beleidsaspecten op het terrein inlands verkeer en vervoer. De handelingen van de verschillende actoren worden geselecteerd op hun bijdrage aan de realisering van de selectiedoelstelling. Bij de selectie is dus de vraag aan de orde welke gegevensbestanden, behorende bij welke handeling, berustende bij welke actor, bewaard dienen te worden teneinde het handelen van de rijksoverheid aangaande overkoepelende beleidsaspecten op het terrein inlands verkeer en vervoer op hoofdlijnen te kunnen reconstrueren.

3.2 Selectiecriteria

Bij de selectie van handelingen is binnen het Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn (PIVOT) een aantal criteria onderscheiden dat op elk beleidsterrein of taakgebied van toepassing is. Daarnaast is het mogelijk dat er specifieke criteria geformuleerd worden voor het desbetreffende beleidsterrein. De criteria, die in de selectielijst zijn toegepast, worden in het onderstaande schema weergegeven. Ten aanzien van de overkoepelende beleidsaspecten op het terrein verkeer en waterstaat is het formuleren van specifieke criteria niet nodig gebleken.

De selectiecriteria zijn positief geformuleerd, dat wil zeggen dat zij aangeven van welke handelingen de neerslag na het verstrijken van de wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar naar het Nationaal Archief dient te worden overgebracht. Handelingen die aan één van de criteria voldoen, zijn met B (bewaren) gewaardeerd met vermelding van het desbetreffende criterium. Handelingen die niet aan één van de selectiecriteria voldoen zijn met V (op termijn vernietigen) gewaardeerd, met vermelding van de minimale termijn, dat de archiefbescheiden, door het orgaan dat met de zorg ervoor is belast, bewaard moeten worden. De documentaire neerslag die uit deze laatstgenoemde handelingen voortvloeit is niet noodzakelijk voor de reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen. De neerslag van de met V gewaardeerde handelingen kan na de voorgeschreven termijn worden vernietigd. Die termijn wordt bepaald door juridische en administratieve belangen.

HANDELINGEN DIE WORDEN GEWAARDEERD MET B (Bewaren)

Algemeen selectiecriterium

1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen

Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen

Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren

Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen

Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt

Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

3.3 Procedure van vaststelling van het basisselectiedocument

Het BSD geldt als de selectielijst zoals bedoeld in artikel 5 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), ter uitvoering van de Archiefwet 1995 (Stb. 276). Voordat door de zorgdrager daadwerkelijk tot selectie en vernietiging aan de hand van dit BSD kan worden overgegaan, dient de volgende procedure te worden gevolgd:

– het driehoeksoverleg wordt gevoerd met als deelnemers één of meer deskundigen op het (beleids)terrein, een deskundige ten aanzien van het archiefbeheer bij de zorgdrager (zoals het Ministerie van Verkeer en Waterstaat) en de Algemeen Rijksarchivaris (art. 3 Archiefbesluit 1995);

– het concept-BSD wordt, tezamen met het opgestelde verslag van het driehoeksoverleg (art. 5 onder e Archiefbesluit 1995), ingediend bij de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OC&W);

– het concept-BSD wordt gedurende een periode van 8 weken ter inzage gelegd (art. 4 lid 2 Archiefbesluit 1995);

– de Minister van OC&W hoort de Raad voor Cultuur (art. 5 lid 2 Archiefwet 1995);

– de Minister van OC&W stelt het BSD vast (art. 5 lid 2 Archiefwet 1995);

– de beschikking betreffende de vastgestelde selectielijst wordt gepubliceerd in de Staatscourant (art. 5 lid 3 Archiefwet 1995).

Het is pas na deze publicatie in de Staatscourant mogelijk daadwerkelijk tot vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden over te gaan.