De vernietiging van in hoofdstuk II van de lijst genoemde stukken betreft steeds de originele door het desbetreffende dienstonderdeel ontvangen of opgemaakte stukken. Dubbelen (dat wil zeggen kopieën en afschriften) van deze stukken behoeven derhalve niet gedurende de voorgeschreven termijn te worden bewaard. Zij kunnen worden vernietigd, met uitzondering van de gevallen, waarin de originelen ontbreken, dan wel op de dubbelen aantekeningen zijn geplaatst die niet op het origineel voorkomen, maar die wel van belang zijn voor de afhandeling van de zaak. In dergelijke gevallen is wel sprake van archiefstukken in de zin van de Archiefwet 1995. Deze stukken moeten dus beoordeeld worden aan de hand van de criteria in deze lijst vermeld.

Geparafeerde of vastgestelde concepten (minuten) mogen worden vernietigd, tenzij er redenen zijn om dat niet te doen (vergelijk hoofdstuk II, categorie 19).

Stukken waarvan de tekst, maar niet het ontwikkelingsstadium gelijk is aan stukken, die in het archief van een ander dienstonderdeel of in commissie-archieven voorkomen, moeten worden bewaard in het archief van het dienstonderdeel, dat in hoofdzaak met de behandeling van de desbetreffende materie is belast. Dit dienstonderdeel, dat met de permanente of langdurige bewaring van bepaalde categorieën stukken is belast, wordt als het ‘bewaarniveau’ aangeduid. Dit begrip moet men overigens met de nodige voorzichtigheid hanteren.

Uitgaande van het klassieke griffie-dienstenmodel, daterende van vóór de reorganisaties vanaf circa 1985 en van vóór 12 maart 2003 moet men met het volgende rekening houden.

Wanneer het om stukken gaat waarvan een door gedeputeerde staten ondertekend exemplaar naar een geadresseerde buiten het provinciaal apparaat is verzonden, zal het bewaarniveau doorgaans het door de provinciesecretaris (tot 12 maart 2003 de griffier) beheerde deel van het archief zijn. Dit deel bevat het juridisch meest waardevolle ontwikkelingsstadium, zoals bij voorbeeld bij vergunningen. De dossiers bij de andere dienstonderdelen vormen als het ware het spiegelbeeld en zijn dan ook in principe bij de dienstonderdelen vernietigbaar. Voor stukken behandeld en vastgesteld door provinciale staten zal dit echter de exemplaren betreffen die door de statengriffier zijn gevormd.

De dossiers die bij de andere dienstonderdelen berusten kunnen echter belangrijke gegevens bevatten, die niet in het oude griffie-archief of het nieuwe secretarisarchief voorkomen. Deze bij de dienst berustende dossiers kunnen onbegrijpelijk worden, wanneer men de volgens het begin van deze alinea vernietigbare stukken zou verwijderen. In dergelijke gevallen moet men dus in beide archieven de complete dossiers bewaren. Het hangt van de organisatie van het provinciaal bestuur af, of dit geval zich al dan niet voordoet. Sommige diensten zenden of zonden bij ieder advies aan gedeputeerde staten alle eraan ten grondslag liggende stukken mee. Andere zenden of zonden alleen het advies en hielden de eraan ten grondslag liggende stukken zelf. In het eerste geval is het dienstarchief voor een aanmerkelijk groter deel vernietigbaar, dan in het tweede. Het overeenkomstige is het geval met de verhouding tussen de archieven gevormd door de nieuwe griffier en de provinciesecretaris, alwaar dubbele bewaring noodzakelijk kan zijn.

Sinds de reorganisaties vanaf circa 1985 is de situatie gewijzigd; het oude griffie-dienstenmodel heeft plaatsgemaakt voor een meer functioneel ingericht sectorenmodel; voor de archiefvorming zijn daarbij in hoofdzaak twee verschillende organisatiemogelijkheden mogelijk:

1. Één bepaalde sector is belast met het gehele archiefbeheer voor alle sectoren.

In dit geval kan er slechts één plaats zijn waar de archiefstukken volledig worden bewaard. Die plaats is dus tevens het bewaarniveau. Het is mogelijk dat de bewaring van het dynamische deel van de archiefstukken over verschillende plaatsen binnen de organisatie wordt verspreid (gedecentraliseerd), terwijl het feitelijke beheer en de verzorging van de archiefstukken onder één sector berust. Ook in dit geval is dit sectorniveau het bewaarniveau.

2. Een volledig decentraal archiefbeheer.

Iedere sector heeft een eigen onderdeel archiefbeheer. De op centraal niveau (gedeputeerde staten, managementteam, directieraad of hoe de ambtelijke top ook heet) genomen besluiten worden in dossiers verwerkt, die na afloop van de centrale behandeling al naar gelang van onderwerp worden verspreid over de diverse sectoren. Ook in dit geval is er per onderwerp van bestuur theoretisch slechts één dossier, dat voor bewaring in aanmerking kan komen. Wanneer beleidsterreinen elkaar raken of gedeeltelijk overlappen, doet zich in de praktijk uiteraard wel dubbelvorming voor bij andere sectoren dan die welke in hoofdzaak met de uitvoering van een bepaalde taak is belast. In die gevallen moet men dus per onderwerp van bestuur het bewaarniveau vaststellen. De plaats van de provinciesecretaris in dit geheel doet voor de bepaling van het bewaarniveau niet of nauwelijks terzake.

Archieven van commissies werden in zowel de oude als de nieuwe organisatiemodellen vaak als afzonderlijke eenheden decentraal beheerd. Bij de stukken, voortvloeiend uit hun activiteiten kan het bewaarniveau soms onduidelijk zijn.

Hierbij kan men een aantal gevallen onderscheiden:

a. Het voorzitterschap en het secretariaat berusten bij een bepaald provinciaal orgaan.

Dit provinciaal orgaan is het bewaarniveau. Alle stukken van leden van de commissie, die bij een ander orgaan werkzaam zijn, kunnen worden vernietigd.

b. Het voorzitterschap en het secretariaat berusten bij een ander overheidsorgaan, bij voorbeeld een andere provincie, een rijksdienst of een gemeente.

Dit andere orgaan is het bewaarniveau. Als ze niet op grond van een andere categorieomschrijving bewaard moeten worden, kunnen deze stukken worden vernietigd.

c. Het voorzitterschap en het secretariaat berusten bij een privaatrechtelijk orgaan (bijvoorbeeld een gesubsidieerde instelling).

Dit orgaan is op zichzelf het bewaarniveau. Op grond van hoofdstuk II, categorieomschrijving 18 komen de stukken in de provinciale archieven voor vernietiging in aanmerking. Omdat privaatrechtelijke organen niet de verplichting hebben hun archiefstukken blijvend te bewaren dient men zich wel ervan te overtuigen dat dergelijke stukken niet op grond van andere categorieomschrijvingen voor langdurige of blijvende bewaring in aanmerking komen.

Indien voorzitterschap en secretariaat niet bij hetzelfde orgaan (provinciaal of niet-provinciaal) berusten, zal men naar bevind van zaken te werk moeten gaan. Zo nodig zal men met andere instanties moeten overleggen.

Het archiefbeheer is bij de commissies (hieronder tevens te verstaan werkgroepen, projectgroepen en andere overlegsituaties) niet altijd even duidelijk geregeld. Vaak zijn de exemplaren van notulen, verslagen en (kopieën van) correspondentie bij vrijwel alle deelnemers identiek. In dat geval moet de afdeling, die het centrale archief van het provinciaal orgaan of dienstonderdeel beheert, de meest volledige serie stukken overnemen zo mogelijk met de originele parafen of handtekeningen van voorzitter en/of secretaris. Het overgenomen archief is dan aan te merken als commissie-archief. Alle andere stukken zijn dubbelen.