2. Totstandkoming van de selectielijst 2006 Vaststellingsbesluit selectielijst archiefbescheiden Provinciale Organen 2005
In 2000 is de toen bestaande Vernietigingslijst archiefstukken provinciale en interprovinciale organen 1989/1994 vervangen door de Selectielijst voor provinciale organen 2000 (Ned. Stcrt. 24 november 2000, nr. 229). Daarbij is de lijst uit 1989/1994 ingetrokken met uitzondering van de delen betrekking hebbend op de rijkstaken van de commissaris der Koningin.
Diverse ontwikkelingen hebben geleid tot de wenselijkheid de lijst aan te passen. In de onderstaande lijst van verschillen worden deze vermeld. Na vaststelling door de werkgroep is de lijst op de gebruikelijke wijze in procedure gegaan.
Op- en aanmerkingen van de kant van de provinciale organen, zowel mondeling als schriftelijk zijn in vergaderingen besproken en verwerkt. Alle opmerkingen zijn zowel tussentijds als in deze eindfase door de werkgroep zoveel mogelijk verwerkt in de hiernavolgende paragrafen. In deze inspraak- en adviezenprocedure is steeds zowel een concept met mutaties als een schoon concept in de laatst bijgewerkte vorm rondgestuurd.
In de ontwerp-fase is tevens een historicus betrokken. Vervolgens is het ontwerp op 10 maart 2005 door het Inter Provinciaal Overleg, de opdrachtgever van de werkgroep, aan de minister van onderwijs, cultuur en wetenschappen aangeboden. Van 3 oktober tot 14 november 2005 heeft het ontwerp op grond van artikel 4, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 ter inzage gelegen op het ministerie van onderwijs, cultuur en wetenschappen, de vestigingen van de Rijksarchiefdienst en de zorgdragers. Daarop zijn geen reacties binnengekomen. Gelijktijdig is de selectielijst op 21 september 2005 om advies toegezonden aan de Raad voor Cultuur, en door de bijzondere commissie archieven besproken.
Op 28 november 2005 bracht de RvC advies uit, hetwelk naast enkele tekstuele correcties aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst:
– In de lijst is een aparte categorie ‘Metagegevens’ opgenomen, met een waardering die gelijk is aan de waardering van de bescheiden waarop de gegevens betrekking hebben. Deze categorie is ingevoegd in categorie 70.
– In categorie 57 sub a is de waardering van ‘staten van meer- en minderwerk’ gewijzigd naar ‘V, tenzij het het uit te voeren werk wezenlijk beïnvloedt’.
– De formulering van categorie 57 sub c is gewijzigd naar ‘voorzieningen welke het architectonische voorkomen van het gebouw niet beïnvloeden’, met als waardering ‘V, 1 jaar na goedkeuring van de rekening, mits de garantietermijn is verstreken, dan wel eventuele voorwaarden zijn vervallen’.
– Categorie 61 onder a is uit de selectielijst verwijderd.
– De waardering van categorie 85 is gerelateerd aan volgend onderhoud, controle of schouw.
Daarop werd de Selectielijst op 2 maart 2006 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, vastgesteld (kenmerk C/S&A/06/264).
De belangrijkste verschillen tussen de Selectielijst 2000 en de huidige zijn:
a. de verwerking van de consequenties van de dualisering van het provinciebestuur; ‘griffier’ is vervangen door ‘provinciesecretaris’, en ‘griffie’ door ‘griffie vóór 12 maart 2003’. De nieuwe statengriffier en de statengriffie zijn provinciale organen in de zin van de Archiefwet 1995, artikel 27. Hun aanwezigheid hoeft dan ook niet te leiden tot wijziging van de inhoud van de lijst.
b. de vermelding van digitale bestanden die nooit in een papieren versie zijn voorgekomen, en waarvan de vroegere lijst dus geen melding kon maken;
c. de aanpassing van een aantal termijnen in de lijst aan het Burgerlijk wetboek;
d. de verwerking van Europese regelgeving op het gebied van subsidies en aanbestedingen;
e. het verduidelijken van een aantal in de praktijk minder duidelijk gebleken omschrijvingen.
- Regeling
- Vaststellingsbesluit selectielijst archiefbescheiden Provinciale Organen 2005
- Soort
- Archiefselectielijst
- Geldend vanaf
- 10-05-2006
- BWB-id
- BWBR0019621
- Versie
- 2006-05-10_0