Omschrijving archiefstukken | Bewaartermijn | Toelichting

1. ARCHIEFSTUKKEN DIE OP GROND VAN ALLE TAKEN GEVORMD KUNNEN WORDEN

N.B. Waar in het onderstaande provinciesecretaris is vermeld moet steeds gelezen worden: griffier tot 12 maart 2003 en provinciesecretaris daarna

a. In alle gevallen te bewaren stukken

1. Stukken betreffende de voorbereiding, vaststelling en wijziging van het beleid | Blijvend bewaren | Bijvoorbeeld beleidsnotities en -adviezen, voorbereidende rapportages

2. Stukken, welke een samenvatting zijn van gegevens, voor zover deze voorkomen in het archief van het dienstonderdeel, dat in hoofdzaak met de behandeling van de desbetreffende materie is belast, en met inbegrip van voorstadia die om inhoudelijke of procedurele redenen belangrijke wijzigingen van de tekst bevatten | Blijvend bewaren | Bijvoorbeeld jaarverslagen, overzichten, evaluatie- en verantwoordingsrapporten en statistieken

3. Stukken die voorschriften inhouden, dan wel de totstandkoming of de wijziging ervan betreffen voor zover zij voorkomen in het archief van het dienstonderdeel, dat in hoofdzaak met de behandeling van de desbetreffende materie is belast, en met inbegrip van voorstadia die om inhoudelijke of procedurele redenen belangrijke wijzigingen van de tekst bevatten | Blijvend bewaren | Bijvoorbeeld provinciale verordeningen of andere regelingen

4. Stukken betreffende belangrijke ingrijpende wijzigingen van de ruimtelijke ordening en het milieu, met inbegrip van voorstadia die om inhoudelijke of procedurele redenen belangrijke wijzigingen van de tekst bevatten | Blijvend bewaren | Bijvoorbeeld streekplannen, infrastructuur, ontgrondingen, bodemsaneringsprojecten

5. Stukken betreffende door het provinciaal bestuur te verlenen of verleende vergunningen, ontheffingen en vrijstellingen, alsmede het handhaven, verlengen en niet verlenen ervan op het gebied van de ruimtelijke ordening en het milieubeheer, uitgezonderd: | Blijvend bewaren | Zie ook categorie 52; controlerapporten e.d. worden bewaard overeenkomstig de vergunningverlening; ingevolge de jurisprudentie is de bewaring van dergelijke rapporten absoluut noodzakelijk. Ook handhaving zonder dat een vergunning is verleend wordt hieronder begrepen. Voorbeelden: vergunningen tot ontgronding, vervening, ontginning, onttrekking van water aan de bodem

a. de gevallen vermeld onder categorie 52 | Zie categorie 52

6. Stukken voorkomend in het archief van een dienstonderdeel of commissie, die een samenvatting geven van de (her)inrichting en het functioneren van het desbetreffende dienstonderdeel of commissie | Blijvend bewaren

7. Bescheiden ontstaan als onderdeel van het communicatiebeleid van de provincie, voorzover deze in belangrijke mate het beeld van de provincie bij de burgers bepalen | Blijvend bewaren | Bijvoorbeeld persberichten, magazines, provinciegidsen, vorm en inhoud van websites

8. Stukken betreffende incidentele gevallen, welke aanleiding waren tot het treffen van regelingen van algemene aard | Blijvend bewaren

9. Feitelijke gegevens geschikt voor wetenschappelijke bewerking en onderzoek waarvan mede gezien de wijze van opmaken herhaald gebruik te verwachten is | Blijvend bewaren | Bijvoorbeeld databases met gegevens omtrent natuurbeheer, register van grondwateronttrekking, bewaking van water- en bodemkwaliteit, ontgrondingen, culturele bestanden als monumenteninventarisaties etc.

10. Stukken betreffende precedent vormende gevallen | Blijvend bewaren

11. Stukken van bijzonder belang voor de kennis van karakteristieke regionale of provinciale omstandigheden | Blijvend bewaren

12. Overige stukken van bijzonder belang in verband met bijzondere gebeurtenissen | Blijvend bewaren | Hierbij zijn inbegrepen stukken ontstaan bij de afwikkeling van rampen

13. Stukken gerelateerd aan personen die op enig gebied van bijzondere betekenis zijn geweest | Blijvend bewaren

14. Stukken die door een calamiteit verloren gegane stukken kunnen vervangen | Blijvend bewaren | Door een calamiteit kunnen stukken op het bewaarniveau verloren zijn gegaan; ongeacht of dat stukken van een provinciaal of ander overheidsorgaan of een privaatrechtelijke instelling betreft zal men in overleg met relevante instanties een nieuw bewaarniveau moeten afspreken. Dit kan ook de archiefbescheiden van een andere zorgdrager betreffen.

15. Stukken die in de rest van deze lijst apart als blijvend te bewaren uitzonderingen zijn vermeld | Zie aldaar

b. Stukken waarvan de inhoud in zijn geheel of in essentie ook elders voorkomt, alwaar bewaring is voorzien

16. Stukken voorkomend in archieven, anders dan het archief beheerd door de provinciesecretaris, waarvan de tekst, maar niet het ontwikkelingsstadium gelijk is aan stukken, die in het archief beheerd door de provinciesecretaris voorkomen en aldaar voor langduriger bewaring in aanmerking komen | 3 jaar | Om het gebruik van deze lijst te vergemakkelijken zijn sommige categorieën die onder deze omschrijving vallen hieronder nogmaals opgenomen. Het gaat hier om het afstemmen van de bewaring van inhoudelijk gelijke stukken die in verschillende dienstonderdelen kunnen voorkomen (vaststellen van het bewaarniveau); vergelijk hoofdstuk I par. 7

17. Stukken verband houdende met de ambtsinstructie van de commissaris van de Koning voorkomende in archieven anders dan die van de commissaris | 3 jaar

18. Stukken betreffende/voortvloeiende uit deelneming in respectievelijk advisering aan besturen, commissies en andere organen waarvan het secretariaat en het archief elders worden beheerd, uitgezonderd: | 3 jaar | Zie ook categorieën 1–15 en categorie 46; vernietigbaar zijn bijvoorbeeld stukken afkomstig van het Inter Provinciaal Overleg, die geen deel van een zaak uitmaken

a. stukken betreffende deelneming in ruilverkavelingscommissies | Zie categorie 94

19. Geparafeerde of vastgestelde concepten (minuten), indien een afschrift van de voor langere bewaring in aanmerking komende expeditie wordt bewaard, uitgezonderd: | 1 jaar

a. indien de tekst van de expeditie om inhoudelijke of procedurele redenen belangrijke wijzigingen van de oorspronkelijke tekst bevat | Even lang als de overige stukken betreffende de zaak

20. Concepten voor verwerking tot niet-schriftelijke registratie van gegevens | Na verwerking in een niet schriftelijke registratie | Bijvoorbeeld ingevulde formulieren

21 Overige concepten en kladaantekeningen | Na verwerking

22. Cumulatieve uitdraai van gegevens, op niet-schriftelijke wijze opgeslagen | Na vervanging door de volgende uitdraai | Bijvoorbeeld kettingformulieren met financiële administratie

23. Opgaven:

1. van derden van gegevens, die in het archief op te nemen zijn | 1 jaar | Bijvoorbeeld adreswijzigingen, korte mededelingen

2. aan derden van gegevens, die in het archief opgenomen zijn | 1 jaar

c. Stukken waarvan de inhoud slechts voor korte tijd informatieve waarde heeft, dan wel een regelgevend of anderszins juridisch karakter van kortstondige geldigheid

24. Stukken, uitsluitend opgemaakt of ontvangen ten behoeve van de samenstelling van verslagen, adviezen, rapporten, plannen, begrotingen, (web-)publicaties en andere samenvattende stukken, indien de gegevens daarin zijn opgenomen, uitgezonderd: | 1 jaar na vaststelling van het samenvattende stuk | Voor vernietiging in aanmerking komen bijvoorbeeld gegevens verzameld ten behoeve van het verplaatsen van bushaltes of het verleggen van busroutes.

a. de gegevens omschreven in categorieën 1–15 | Blijvend bewaren

25. Stukken opgemaakt ten behoeve van de routinematige coördinatie van werkzaamheden, met inbegrip van notulen en verslagen, uitgezonderd: | 1 jaar | Bijvoorbeeld verslagen van werkoverleg op dagelijks of uitvoerend niveau en andere min of meer vrijblijvende

a. stukken op of hoger dan directie-niveau | Blijvend bewaren