Hoofdstuk 2. Selectiedoelstelling en Selectiecriteria Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen Prophylaxefonds (Sociale Zekerheid 1931–1950) en rechtsopvolger Praeventiefonds (Volksgezondheidsubsidies 1950–1998)
De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld door blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid.
Daarnaast heeft de zorgdrager uit het oogpunt van bedrijfsvoering er belang bij dat documenten op het juiste tijdstip worden vernietigd. Te vroeg vernietigen kan schade veroorzaken bij de uitvoering van een werkproces en te laat vernietigen betekent dat overvolle archiefruimten ontstaan of kosten worden gemaakt om extra ruimte te creëren.
Bij de selectie van handelingen is binnen het Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijnen (PIVOT) een aantal criteria onderscheiden dat op elk beleidsterrein of taakgebied van toepassing is (zie onderstaand schema). In dit schema zijn alleen de criteria opgenomen voor handelingen waarvan de neerslag overgedragen dient te worden aan het Algemeen Rijksarchief. Deze handelingen worden gewaardeerd met ‘Bewaren’ (B), gevolgd door het nummer van het criterium. De neerslag van handelingen die niet aan die selectiecriteria voldoen, zal niet worden overgebracht en wordt gewaardeerd met ‘Vernietigen’ (V), gevolgd door de bewaartermijn. De neerslag die uit deze handelingen voortvloeit, is niet noodzakelijk voor de reconstructie van het handelen op hoofdlijnen.
1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen van specificeren van de doeleinden en de instrumenten.
2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.
3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren.
Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.
4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.
5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt.
Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.
6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten.
Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.
Uitzonderingscriterium
Ingevolge artikel 5, onder e van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.
- Regeling
- Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen Prophylaxefonds (Sociale Zekerheid 1931–1950) en rechtsopvolger Praeventiefonds (Volksgezondheidsubsidies 1950–1998)
- Soort
- Archiefselectielijst
- Geldend vanaf
- 31-12-2005
- BWB-id
- BWBR0019087
- Versie
- 2005-12-31_0