In deze selectielijst zijn de handelingen uit het rapport ‘Verstrekkende zekerheid, deel 2’ geordend per actor, te beginnen bij de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, de voornaamste actor op dit beleidsterrein. Vanwege de ordening per actor zijn handelingen die volgens het rapport door meer dan één actor worden uitgevoerd in dit BSD meerdere keren opgenomen. Het BSD bevat dus meer items dan het rapport. De actoren zijn geordend aan de hand van hoofdstuk II van het RIO ‘Verstrekkende zekerheid, deel 2’.

In het RIO deel 2 is uitgegaan van alle nieuwe en nog lopende handelingen vanaf 1997. Alle reeds afgesloten handelingen zijn verwijderd. Dit is niet op dit BSD van toepassing. Alle handelingen van de betrokken actoren – ook welke reeds afgesloten zijn – zijn in dit BSD opgenomen. Hiervoor is gekozen, zodat de betrokken actoren met slechts één geldend BSD te maken hebben. Voor de overige actoren die niet deelnemen aan deze actualisatie blijft het oude, vastgestelde BSd gelden.

De gegevensblokken van het RIO zijn in het BSD overgenomen, ook de nummering van het RIO is in het BSD gehandhaafd. Deze doorlopende nummering in het RIO wordt dus een verspringende nummering in het BSD, vanwege de andere wijze van ordenen (namelijk per actor). Het uitgangspunt is geweest dat er een directe relatie moet worden gehandhaafd tussen het RIO en het BSD. In het nieuwe BSD is ervoor gekozen om de nieuwe handelingen op dezelfde plaats te handhaven als in het RIO. De nieuwe handelingen zijn hierdoor niet achter de laatste reeds bestaande handeling van een actor geplaatst, maar achter de handeling waar zij in het RIO ook staan. Hierdoor is het mogelijk dat handelingnummers van dezelfde actor niet meer opeenvolgend zijn.

Aan het nummer of de periode is niet te zien of de handeling tegelijkertijd, voorafgaand of opvolgend ook door een andere actor is uitgevoerd. Hiervoor dient men het RIO te raadplegen. De grondslag, de periode, het product en de opmerking zijn in het BSD zo veel mogelijk aangepast aan de actor die het betreft. Dat wil zeggen dat van een handeling waarbij in het RIO verschillende actoren staan vermeld, per actor in het BSD alleen die gegevens zijn overgenomen die op die actor van toepassing zijn.

In de gegevensblokken is het onderdeel ‘actor’ weggelaten; de naam van de actor is steeds terug te vinden in de kop van de pagina. De naam van de actor is dezelfde als die in het RIO, zie verder hoofdstuk 2 van het RIO. Bij de ‘grote’ actoren is de (sub)indeling (incl. paragraafnummer) van het RIO overgenomen om enige ordening in de handelingen aan te brengen.

Bij het product wordt steeds het eindproduct van een handeling genoemd, waarbij als bekend wordt verondersteld dat de neerslag van het gehele proces dat geleid heeft tot dat eindproduct bewaard dient te blijven of voor vernietiging in aanmerking komt. Ook in gevallen waarbij geen eindproduct tot stand is gekomen, wordt de neerslag van de voorbereiding daartoe tot de handeling gerekend en dient deze overeenkomstig deze lijst bewaard of vernietigd te worden.

Door middel van de plaatsing van de letters B en V wordt een waardering gegeven voor het ‘Bewaren’ of ‘Vernietigen’ van de neerslag van die handeling. Bij de handelingen die met een B gewaardeerd zijn, wordt het selectiecriterium uit het schema van § 4.2 genoemd dat tot dat voorstel geleid heeft.

Bij handelingen die met een V gewaardeerd zijn, wordt de termijn gegeven, waarna vernietiging kan plaatsvinden. Deze termijnen zijn ingevuld op grond van informatie uit bestaande vernietigingslijsten (zie § 1) en gesprekken met vertegenwoordigers van het juridische en administratieve belang bij de verschillende zorgdragers.

Als ruwe richtlijn zijn de volgende bewaartermijnen gehanteerd:

– 3 jaar voor het verstrekken/verzamelen/bewerken van eenvoudige informatie (niet in relatie tot een beschikkende handeling of activiteit);

– 3 jaar voor het adviseren op uitvoerend (beschikkend) niveau

4 Advisering over beleid of regelgeving komt in principe voor bewaring in aanmerking.

;

– 5 jaar voor uitvoerende handelingen die een beschikking (kunnen) opleveren;

– 7 jaar voor handelingen die te maken hebben met uitspraken in geschillen (bij de rechterlijke macht, in administratief beroep of bij arbitrage);

– 7 jaar voor handelingen die te maken hebben met financiële verantwoording (overeenkomstig bepalingen in de Algemene Wet Rijksbelastingen en het Burgerlijk Wetboek).

Met uitzondering van de handelingen die betrekking hebben op de directe uitkeringverlening, is voor handelingen die met een V gewaardeerd zijn, de periode waarvoor deze selectielijst geldt gesteld op 1945–2003. Door middel van haakjes kan worden aangegeven dat een handeling ook in de voorafgaande periode werd uitgevoerd, bijvoorbeeld: periode: (1940) 1945–1963

De archiefbescheiden die betrekking hebben op de periode 1940–1945 worden op een andere wijze behandeld. Deze komen in eerste instantie voor bewaring in aanmerking op grond van algemeen selectiecriterium 6, als zijnde de neerslag van uitvoerende handelingen die direct gerelateerd zijn aan bijzondere omstandigheden i.c. de Tweede Wereldoorlog. Zij worden derhalve overgebracht naar de Rijksarchiefdienst. De Rijksarchiefdienst kan na nader onderzoek de archiefbescheiden die niet voldoen aan criterium 6 (die dus geen directe relatie hebben met de bijzondere omstandigheden van de Tweede Wereldoorlog) nà machtiging van de oorspronkelijke zorgdrager op grond van artikel 6 van de Archiefwet 1995 alsnog vernietigen.

De in de lijst genoemde termijnen worden voor wat de zaaksgewijs geordende archiefbescheiden betreft, geacht in te gaan op de eerste dag na beëindiging van de zaak waartoe de bescheiden behoren. In het geval dat tegen een beslissing beroep wordt aangetekend, wordt de zaak geacht geëindigd te zijn op het moment dat de (hoger) beroepszaak is geëindigd.

In deze lijst zijn de handelingen van het Centrale Orgaan voor Werk en Inkomen niet opgenomen. Door deze actor wordt voor de periode 2001–heden een eigen selectielijst ingediend. Handelingen met betrekking tot het CWI waar de minister actor van is, zijn wel in dit BSD opgenomen.

De lijst heeft geen betrekking op archiefbescheiden inzake de interne-beheer-taken van de ministers. Zij dienen daarvoor een aparte lijst te maken.