Methode Institutioneel Onderzoek Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen Koninklijk Onderwijsfonds voor de Scheepvaart, beleidsterrein Volwasseneneducatie en beroepsonderwijs over de periode vanaf 1996
Bij het uitvoering geven aan de Archiefwet 1995, gaat het Nationaal Archief ervan uit dat de selectie moet worden uitgevoerd vanuit het gezichtspunt van het overheidsorgaan of de organen die deze documenten in het kader van hun taak en het daaruit voortvloeiende handelen hebben ontvangen of geproduceerd: niet de informatiewaarde van documenten, maar de waardebepaling van handelingen van overheidsorganen staat centraal. Met de gegevensbestanden die naar de Rijksarchiefdienst worden overgebracht moet het handelen van de overheid in relatie tot haar omgeving op hoofdlijnen te reconstrueren zijn. Daarbij wil het Nationaal Archief met het resultaat van de selectie op basis van deze doelstelling bronnen voor de kennis van en het inzicht in de Nederlandse samenleving (en cultuur) veiligstellen voor blijvende bewaring.
In het kader van het Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn (PIVOT) is ten behoeve van de selectie van overheidsarchieven de methode institutioneel onderzoek ontwikkeld.
Deze methode is in de afgelopen jaren ontwikkeld aan de hand van praktijkervaringen en nieuwe, theoretische inzichten uit binnen- en buitenland. Via wet- en regelgeving en andere bestuurlijk-organisatorische bronnen wordt nagegaan welke handelingen overheidsorganen verrichten. Op basis van de handelingen kan achterhaald worden welke neerslag er in principe zou moeten zijn. Met andere woorden, de selectie zal niet meer plaatsvinden op basis van het archiefstuk zelf, maar op basis van de handeling. Handelingen worden gewaardeerd in het kader van de context.
Uiteindelijk zal het Nationaal Archief de overbrenging van het geselecteerde materiaal naar de depots van de Rijksarchiefdienst begeleiden. De rijksorganen zijn zelf verantwoordelijk voor de fysieke selectie en bewerking die de archieven en andere gegevensbestanden moeten ondergaan om ze geschikt te maken voor overdracht. Desgewenst zal het Nationaal Archief hen daarbij adviseren. Richtsnoer voor de bewerking na het institutioneel onderzoek en de institutionele selectie vormen de door de Permanente Commissie Documentaire Informatievoorziening (PCDIN) in september 1991 aanvaarde ‘Normen voor goede en geordende staat’.
Uitgangspunt bij de onderzoeken vormt de Methode van Institutioneel Onderzoek (MIO). De resultaten van een institutioneel onderzoek worden beschreven in een Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO). Een RIO is de contextbeschrijving van een beleidsterrein waarop overheidsorganen handelend optreden en omvat:
1. een historische schets van het beleidsterrein waarop het onderzoek betrekking heeft, inclusief:
– de doelstellingen van de overheid op het beleidsterrein;
– de overheidsorganen en overige actoren;
– de onderlinge relaties tussen de actoren;
– de beleidsinstrumenten;
– een beschrijving van het taakgebied waartoe het beleidsterrein behoort.
2. een overzicht van de handelingen die overheidsorganen verrichten of hebben verricht, inclusief:
– de looptijd van elke handeling (begin- en einddatum);
– de grondslag (bron) van elke handeling;
– het product van de handeling (indien bekend).
Zo mogelijk worden de handelingen thematisch of procedureel geordend, waardoor men de handelingen in hun context kan zien.
Een belangrijk begrip in het institutioneel onderzoek vormt de ‘handeling’. Een handeling is een complex van activiteiten, gericht op het tot stand brengen van een product, dat een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. Aangezien we niet alleen willen beschrijven wat de overheid moet doen maar ook wat zij daadwerkelijk doet, gebruiken we als bron voor het beschrijven van het handelen niet alleen officiële wet- en regelgeving en de daaruit voortvloeiende algemene maatregelen van bestuur, koninklijke besluiten, ministeriële regelingen en beschikkingen zoals instellings-, opheffings- en organisatiebesluiten als onderzoeksbron, maar ook jaarverslagen en jaaroverzichten, staatsalmanakken, memories van toelichting op de rijksbegroting en op bovengenoemde wetten, beleidsnota’s, archieven en literatuur. Daarnaast vormen interviews met beleidsmedewerkers en andere deskundigen – in en buiten de overheid – op het beleidsterrein een bron van informatie.
Naast het begrip ‘handeling’ neemt het begrip ‘actor’ in het institutioneel onderzoek een belangrijke plaats in. ‘Actor’ volgens de methode institutioneel onderzoek wordt gedefinieerd als ‘een overheidsorgaan of een particuliere organisatie of persoon die een rol speelt op een beleidsterrein’. In de Archiefwet 1995 wordt, gebaseerd op de Algemene wet bestuursrecht, onder ‘overheidsorgaan’ verstaan ‘organen van overheidsstichtingen, verenigingen en vennootschappen die, ook voor zover zij niet krachtens publiekrecht zijn ingesteld, toch met openbaar gezag zijn bekleed of waaraan toch één of meer overheidstaken zijn opgedragen en de daarvoor benodigde publiekrechtelijke bevoegdheden zijn toegekend’. Het begrip ‘overheidsorgaan’ is hiermee aanzienlijk breder dan ministeries alleen.
In de onderzoeksrapporten worden de handelingen van particuliere instellingen niet opgenomen. Wel wordt hun rol op het beleidsterrein beschreven. Op grond van het acquisitieprofiel van het Nationaal Archief wordt bepaald of de archieven van particuliere instellingen voor overbrenging in aanmerking komen.
- Regeling
- Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen Koninklijk Onderwijsfonds voor de Scheepvaart, beleidsterrein Volwasseneneducatie en beroepsonderwijs over de periode vanaf 1996
- Soort
- Archiefselectielijst
- Geldend vanaf
- 21-08-2005
- BWB-id
- BWBR0018632
- Versie
- 2005-08-21_0