§ 4.1. Doelstelling van de selectie

De selectie richt zich op de (administratieve) neerslag van het handelen door overheidsorganen, die vallen onder de werking van Archiefwet 1995. De selectielijst is tot stand gekomen op grond van een wettelijk voorgeschreven procedure. Deze procedure, welke zijn grondslag heeft in art. 5 van de Archiefwet 1995, is neergelegd in de artikelen 2 tot en met 5 van het Archiefbesluit 1995, Stb. 671.

De hoofddoelstelling van de selectie is een onderscheid te maken tussen te bewaren (dat wil zeggen naar het Nationaal Archief over te brengen) en de (op termijn) te vernietigen gegevens van de kenniscentra.

In dit BSD worden de handelingen van de kenniscentra beroepsonderwijs geselecteerd op hun bijdrage aan de realisering van de selectiedoelstelling. Bij de selectie gaat het er om welke gegevensbestanden, behorend bij welke handeling, bewaard moeten blijven met als doel het handelen van de rijksoverheid met betrekking tot het beleidsterrein beroepsonderwijs & volwasseneneducatie op hoofdlijnen te kunnen reconstrueren.

Het handelen van overheidsorganen bestaat uit verschillende fasen in het beleidsproces. Deze fasen zijn o.a. agendavorming, beleidsvoorbereiding, beleidsbepaling, beleidsvaststelling, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie. Om de reconstructie van het handelen op hoofdlijnen mogelijk te maken, dient dus vooral de neerslag van de eerste vier en de laatste fase bewaard te blijven.

De gegevensbestanden kunnen zowel uit papieren als uit digitale documenten bestaan.

Indien de neerslag in aanmerking komt voor vernietiging dan vermeldt het BSD een V met een termijn. De termijn gaat in nadat het administratieve belang van de neerslag verlopen is.

Uitgaande van de selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1993 een lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Bij de vaststelling van deze selectiecriteria is bepaald dat de bruikbaarheid van de criteria binnen afzienbare tijd zou worden geëvalueerd. In april 1996 werd met dat doel een werkgroep samengesteld. Bij de samenstelling van de werkgroep is gezorgd voor inbreng vanuit zowel de Rijksarchiefdienst/PlVOT als vanuit de zorgdragers. Op 26 november 1996 werden de resultaten tijdens een PIVOT-themabijeenkomst gepresenteerd, waarna als gevolg van discussie nog enige aanpassingen volgden. Op 29 april 1997 werden de herziene selectiecriteria door het afdelingswerkoverleg vastgesteld, waarop zij werden aangeboden aan het Convent van Rijksarchivarissen en voor advies voorgelegd aan de Raad voor Cultuur en de Permanente Commissie Documentaire Informatievoorziening Rijksoverheid (PC Din). Na verwerking van de adviezen zijn de herziene selectiecriteria vastgesteld door het Convent van Rijksarchivarissen. De nieuwe selectiecriteria onderscheiden zich van de oude criteria door een streven naar een duidelijker en eenduidige redactie van de formulering van de nieuwe criteria, teneinde de werkbaarheid te vergroten.

De algemene selectiecriteria zijn positief geformuleerd, het zijn bewaarcriteria. De criteria geven de handelingen aan die met een B gewaardeerd worden, en waarvan de neerslag dus overgebracht dient te worden. De neerslag van de handelingen die met een V gewaardeerd worden, wordt niet overgebracht en kan op termijn vernietigd worden.

§ 4.2. Selectiecriteria

Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de hand van de volgende algemene selectiecriteria:

Handelingen die gewaardeerd worden met B(ewaren)

1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

3. Handelingen die betrekking hebben verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Op grond van art. 5e van het Archiefbesluit 1995, Stb 1995/671, kan in bepaalde gevallen de neerslag van handelingen welke op grond van de selectiecriteria voor vernietiging in aanmerking komen, door de zorgdrager van vernietiging uitgezonderd worden.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Naast de algemene criteria kunnen er ten aanzien van bepaalde handelingen, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstellingen, in een BSD beleidsterreinspecifieke criteria worden geformuleerd, die met behulp van de algemene criteria niet kunnen worden gewaardeerd. Binnen het beleidsterrein volwasseneneducatie en beroepsonderwijs is de noodzaak hiertoe niet aanwezig geacht.

§ 4.3. Verslag vaststellingsprocedure

Op 24 maart 2004 is het ontwerp-BSD door de Vereniging kenniscentra beroepsonderwijs bedrijfsleven [het Colo] aan de Staatssecretaris van OCW aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen, is een verslag gemaakt, dat tegelijkertijd met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 maart 2005 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Algemeen Rijksarchief evenals in de bibliotheken van het Colo en de 19 kenniscentra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 20 juli 2005 bracht de RvC advies uit [arc-2005.02405/4], hetwelk geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerpselectielijst.

Daarop werd het BSD op 27 juli 2005 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en het Colo vastgesteld C/S&A/05/1505.

§ 4.4. Leeswijzer van de handelingen

In deze BSD zijn de handelingenblokken als volgt opgebouwd, conform de productbeschrijving BSD versie januari 2004:

(X): Tussen haakjes staat het handelingnummer uit het RIO ‘De draden van de WEB’. Bij nieuwe handelingen staat er ‘concept’ achter.

Handeling: Een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling vaak overeen met een procedure of een werkproces.

Periode: Het tijdvak waarin de handeling is verricht. Als geen eindjaar staat vermeld, wordt de handeling nog steeds uitgevoerd.