Algemene inleiding

Ten geleide

Archiefbescheiden kunnen verschillende functies vervullen. Overheidsorganen kunnen archiefbescheiden opmaken of gebruiken voor de bedrijfsvoering, om zichzelf te verantwoorden of een ander ter verantwoording te roepen en als bewijsmiddel.

Voor burgers is het belang van archiefbescheiden gelegen in het streven naar democratische controle (de burger moet de overheid ter verantwoording kunnen roepen), in de mogelijke functie van archiefbescheiden als bewijsmiddel en in het feit dat archiefbescheiden deel uitmaken van het cultureel erfgoed en voor historisch onderzoek van belang zijn.

Vanuit het bedrijfsvoerings- en verantwoordingsbelang van archiefbescheiden geredeneerd, kan elk archiefstuk vernietigd worden op het moment dat het voor het archiefvormend orgaan niet meer nuttig is. Het historisch belang van bepaalde bescheiden kan echter van blijvende aard zijn. Om dat belang te beschermen schrijft de Archiefwet 1995 aan de Nederlandse overheidsorganen voor dat zij archiefbescheiden slechts mogen vernietigen op grond van een officieel vastgestelde selectielijst. Het Archiefbesluit 1995 geeft uitvoerige regels om de zorgvuldigheid bij de totstandkoming van de lijsten te waarborgen.

Dit basisselectiedocument (BSD) is zo’n officiële selectielijst. Het heeft tot doel voor de Minister van Binnenlandse Zaken als zorgdrager aan te geven of neerslag voortvloeiend uit handelingen zoals beschreven in het ‘rapport institutioneel onderzoek’ (RIO) Organisatie Rijksoverheid voor blijvende bewaring in aanmerking komt of vernietigd kan worden.

Onder neerslag wordt verstaan: alle gegevens voortvloeiend uit een handeling, onafhankelijk van de drager van die gegevens zoals papier, films, tapes of floppies.

Het institutioneel onderzoek

Een basisselectiedocument kan niet los gezien worden van het daaraan ten grondslag liggende rapport institutioneel onderzoek (RIO). In een RIO wordt van een bepaald beleidsterrein de context beschreven samen met de handelingen van de actoren die binnen het beleidsterrein actief zijn. Een actor is een (overheids)orgaan dat verantwoordelijk is voor bepaalde handelingen. Alle handelingen van een bepaalde actor worden in het RIO beschreven in een logische samenhang met de handelingen van de andere actoren binnen het beleidsterrein.

De context en de logische samenhang bieden de mogelijkheid om tot een zo verantwoord mogelijke selectie van handelingen te komen.

In een BSD zijn de handelingen primair geordend op actor. Hierdoor staan alle handelingen van een actor op een bepaald beleidsterrein bij elkaar. Voor deze herordening is gekozen om voor organen bruikbare selectiedocumenten te kunnen maken.

Zorgdrager

Dit BSD Basisselectiedocument Organisatie Rijksoverheid behandelt de periode 1945–1999. In die jaren was de Minister van Binnenlandse Zaken verantwoordelijk voor het archiefbeheer van het beleidsterrein Organisatie Rijksoverheid en daarmee ook voor het laten opstellen en vaststellen van een BSD.

Het BSD geldt als de selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995 (Stb. 276). De procedure tot vaststelling van een BSD is als volgt:

a. Het concept-BSD wordt besproken in het zogenaamde driehoeksoverleg. Deelnemers hieraan zijn vertegenwoordigers (deskundigen) van actoren op het beleidsterrein, een vertegenwoordiger namens de zorgdrager in verband met het archiefbeheer en een vertegenwoordiger namens het Nationaal Archief. Tijdens dit overleg wordt rekening gehouden met het administratieve belang, het belang van de recht- en bewijszoekende burger en het historisch belang van de archiefbescheiden met betrekking tot het beleidsterrein.

b. Het concept-BSD wordt, tezamen met het verslag van het driehoeksoverleg, ter vaststelling ingediend bij de minister waaronder Cultuur ressorteert.

c. Het concept-BSD ligt gedurende een periode van 8 weken ter inzage.

d. De minister waaronder Cultuur ressorteert hoort de Raad voor Cultuur.

e. De minister waaronder Cultuur ressorteert en de Minister van Binnenlandse Zaken stellen het BSD vast.

f. De beschikking tot vaststelling van het BSD wordt gepubliceerd in de Staatscourant.

De Minister-president/Minister van Algemene Zaken treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de actoren:

– Minister-president/Minister van Algemene Zaken;

– Commissie Interdepartementale Taakverdeling en Coördinatie (Commissie-Van Veen);

– Commissie-Sint;

– Ministeriële Commissie Interdepartementale Taakverdeling en Coördinatie (MITACO);

– Raad voor de Rijksdienst;

– SG-beraad.

De Minister van Binnenlandse Zaken treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de volgende actoren:

– de Minister van Binnenlandse Zaken;

– Adviescommissie voor de Doelmatige Organisatie in de Rijksdienst

– Adviescommissie voor de Doelmatigheidsbevordering in de Rijksdienst;

– Adviescommissie voor Overheidsorganisatie en -Automatisering;

– Commissie Hoofdstructuur Rijksdienst;

– Regeringscommissaris voor de reorganisatie van de rijksdienst;

– Projectbureau Reorganisatie Rijksdienst;

– Stuurgroep Reorganisatie Rijksdienst

– Adviescommissie Rijksdienst;

– Interdepartementale Commissie voor het Binnenlands Bestuur;

– Ministeriële Commissie Efficiëncy Verbetering;

– Raad voor het Binnenlands Bestuur;

– Raad voor het openbaar Bestuur;

– Formatiecommissie;

– Commissie Verzelfstandigingen;

– Begeleidingsteam Verzelfstandigingen;

– Commissie-Holtslag;

– Ambtelijke Commissie Toezicht.

De Minister van Financiën treedt in het kader van dit basisselectiedocument op als zorgdrager voor de actoren:

– Minister van Financiën;

– Ambtelijke Commissie Heroverweging (Rijksbegroting);

– Ministeriële Commissie Heroverweging;

– Interdepartementale Begeleidingscommissie Privatisering;

– Commissie Verzelfstandigingen;

– Begeleidingsteam Verzelfstandigingen;

– Coördinatieteam Agentschappen;

– Projectgroep Evaluatie Agentschappen;

– Interdepartementale Begeleidingsgroep Zelfbeheer;

– Raad van Toezicht op het Rijksinkoopbureau;

– Contact- en Adviescommissie voor Doelmatige Aanschaffing;

– Commissie van Toezicht op het Rijksinkoopbureau;

– Rijksinkoopbureau;

– Commissie van advies inzake rijksinkopen;

– Werkgroep privatisering Rijksinkoopbureau (Werkgroep Steenbergen).

Doelstelling van de selectie

De selectie richt zich op de administratieve neerslag van het handelen van overheidsorganen die vallen onder de werking van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276). De hoofddoelstelling van de selectie is een onderscheid te maken tussen archiefbescheiden die in aanmerking komen voor overbrenging (door het orgaan dat deze gegevens beheert) naar het Nationaal Archief en archiefbescheiden die op den duur door de zorgdrager kunnen worden vernietigd. Dit basisselectiedocument is opgesteld tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling van het Nationaal Archief (PIVOT): het mogelijk maken van de reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen. Deze doelstelling is verwoord door de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (WVC) bij de behandeling van de Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer. Door het Convent van Rijksarchivarissen is deze doelstelling vertaald als het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring.

Criteria voor de selectie

Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.

Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Nationaal Archief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).