Beide eerder geformuleerde taken van de rijksoverheid op het beleidsterrein beheer van de rijksbegroting – ‘het totstandbrengen van de infrastructuur van het beheer van de rijksbegroting’ en ‘het periodiek tot stand brengen van de rijksbegrotingswetten, de uitvoering ervan, het toezicht op de uitvoering, de controle op de uitvoering en de coördinatie van het begrotingsproces als geheel’ – zijn kaderstellend voor alle verdere beleidsprocessen bij de rijksoverheid en de infrastructuur van de rijksoverheid zelf (personeel; organisatie; gebouwen).

De neerslag van de handelingen ter vervulling van beide taken komt – in principe – voor bewaring in aanmerking. Hiervan zijn echter enkele categorieën van handelingen uitgesloten: deze komen voor vernietiging in aanmerking.

De concretisering van de taak ‘het vormgeven en uitvoeren van het beleid inzake het beheer van de rijksbegroting is neergelegd in beleidsnota’s en in wet- en regelgeving (Comptabiliteitswet en Bedrijvenwet en de krachtens deze wetten tot stand gekomen algemene maatregelen van bestuur en ministeriële regelingen). Ministeriële regelingen die geen processen beschrijven of niet-conditionerend voor de omgeving zijn, komen niet voor bewaring in aanmerking.

Voor deze taak is de actor minister van Financiën verantwoordelijk. De actoren Rijkscommissaris voor het bezette Nederlandsche gebied, Interdepartementale werkgroep herziening Comptabiliteitswet 1976 en de Commissie tot voorbereiding van een herziening van de Comptabiliteitswet 1927 leverden hieraan ook een bijdrage.

De taak ‘het periodiek tot stand brengen van de rijksbegrotingswetten, de uitvoering van die wetten, het toezicht op de uitvoering, de controle op de uitvoering en de coördinatie van het begrotingsproces als geheel’ is – vanuit perspectief van handelingen én actoren – een ondeelbaar proces, waarvan de hoofdlijnen dienen te worden bewaard. Onder hoofdlijnen wordt verstaan:

– algemene beleidskeuzes voor een begrotingsjaar en de jaren daarop volgend (bijvoorbeeld het opstellen van de Kaderbrief, de Augustusbrief en de Voorjaarsnota);

– feitelijke totstandkoming van de begrotingswetten;

– financiële verantwoording voor de uitvoering van de rijksbegroting;

– controle op de rechtmatigheid van het gevoerde financiële beheer en de verantwoording daarover;

– controle op de doelmatigheid van het beheer, de organisatie en functioneren van het rijk.

Handelingen die geen algemeen geldend karakter hebben en geen redelijke mate van beleidsvrijheid voor de actor inhouden, komen voor vernietiging in aanmerking.

Deze taak kent als belangrijkste actoren: de minister van Financiën die het begrotingsproces coördineert en toezicht houdt op de uitvoering van de begrotingswetten, de vakministers die hun begrotingen opstellen en uitvoeren en de (buitengewone) Algemene Rekenkamer die de begrotingsuitvoering controleert.

De actoren Interdepartementaal overlegorgaan financieel-economische zaken (IOFEZ) en het Interdepartementaal overlegorgaan departementale accountantsdienst (IODAD) verrichten handelingen die beide taken betreffen.

De archieven van organen waarvan de handelingen niet in dit document zijn opgenomen, maar die wel actor zijn in het begrotingsproces, worden – vrijwel – integraal bewaard: Ministerraad, Eerste Kamer, Tweede Kamer en Raad van State

4 Aan deze organen worden aparte institutionele onderzoeken gewijd.

.

De in dit BSD opgenomen handelingen van de verschillende actoren zijn derhalve gewaardeerd aan de hand van de volgende criteria

5 Elk selectie-voorstel is voorzien van het nummer van het criterium dat van toepassing is.

:

1. handelingen die de hoofdlijnen van de vormgeving van de infrastructuur inzake het beheer van de rijksbegroting betreffen (selectievoorstel: Bewaren);

handelingen die de hoofdlijnen van het periodieke rijksbegrotingsproces betreffen (selectievoorstel: Bewaren);

handelingen die uitvoerend van karakter zijn en waarbij sprake is van een redelijke mate van beleidsvrijheid voor de actor (selectievoorstel: Bewaren).

2. handelingen die ministeriële regelingen betreffen die geen processen beschrijven of niet-conditionerend zijn voor andere actoren (selectievoorstel: Vernietigen);

3. handelingen die uitvoerend zijn en waarbij geen sprake is van een redelijke mate van beleidsvrijheid voor de actor (selectievoorstel: Vernietigen).

Mede ter toetsing van enige aannames uit een eerdere versie van dit BSD (december 1993) is begin 1994 een nader onderzoek verricht door drs. J.T. Klinkenberg van detacheringsbureau Breddels & Vermeulen, in opdracht van de Rijksarchiefdienst (PIVOT en de projectgroep MLG), en de ministeries van Binnenlandse Zaken, van Verkeer en Waterstaat en van Financiën. De resultaten van dit onderzoek zijn neergelegd in Speuren naar sporen van neerslag. Een onderzoek naar de mogelijkheden tot implementatie van het institutionele onderzoek Per slot van rijksrekening en het daarop gebaseerde basisselectiedocument.

Het onderzoek had betrekking op de vraag welke neerslag op grond van de handelingen 281 en 365 van de actor vakministers (én de overeenkomstige handelingen uit de eerdere periodes) ontstaat en waar deze berust bij de vakministeries. De motieven om juist deze handelingen

6 De handelingen 281 en 365 uit het RIO Per slot van rijksrekening zijn niet opgenomen in dit BSD voor de minister van Verkeer en Waterstaat. Deze handelingen zijn bij de actualisatie (2003) van het oorspronkelijke BSD gewijzigd en worden opnieuw vastgesteld in een addendum. Het addendum wordt apart door de minister van Verkeer en Waterstaat vastgesteld.

nader te analyseren zijn geweest:

– het betreft handelingen die een uiterst complex proces betreffen;

– het betreft handelingen die in principe bij alle organisatieonderdelen van een ministerie tot neerslag leidt;

– het betreft handelingen die veel neerslag opleveren;

– het betreft handelingen die voor bewaring in aanmerking komen.

De aanbevelingen met betrekking tot de inhoud van dit BSD zijn overgenomen en verwerkt in het onderhavige BSD. Uit het onderzoek naar de werkprocessen en de daaruit voorkomende neerslag is gebleken dat het – in dit geval – mogelijk is om uit de totale neerslag die gevormd wordt, een beperkte hoeveelheid neerslag aan te wijzen die voldoende is om de selectiedoelstelling te realiseren. Gekozen is voor het bewaren van de subproducten van de diverse fasen van de werkprocessen die het mogelijk maken de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid te reconstrueren.

Naast het bovenstaande is ook een verkennend onderzoek verricht naar neerslag van handelingen uit het BSD in digitale vorm en wel in het bijzonder naar het machineleesbare gegevensbestand Interdepartementaal Budgettair Overleg Systeem (IBOS) dat operationeel is sinds 1991 en fungeert ten behoeve van het overleg tussen het ministerie van Financiën en de vakministeries. De gegevens worden elektronisch uitgewisseld. Alhoewel de gegevens uit IBOS een rol spelen bij handelingen die voor bewaring in aanmerking komen, is in overleg besloten het systeem niet vanuit selectieoverwegingen te gaan acquireren, maar – mogelijk – wel vanuit de behoefte van de Rijksarchiefdienst om expertise op te doen met het beheer van neerslag van handelingen in digitale vorm.