Archiefbescheiden kunnen verschillende functies vervullen. Overheidsorganen kunnen archiefbescheiden opmaken of gebruiken voor de bedrijfsvoering, om zichzelf te verantwoorden of een ander ter verantwoording te roepen en als bewijsmiddel.

Voor burgers is het belang van archiefbescheiden gelegen in het streven naar democratische controle (de burger moet de overheid ter verantwoording kunnen roepen), in de mogelijke functie van archiefbescheiden als bewijsmiddel en in het feit dat archiefbescheiden deel uitmaken van het cultureel erfgoed en voor historisch onderzoek van belang zijn.

Vanuit het bedrijfsvoerings- en verantwoordingsbelang van archiefbescheiden geredeneerd, kan elk archiefstuk vernietigd worden op het moment dat het voor het archiefvormend orgaan niet meer nuttig is. Het historisch belang van bepaalde bescheiden kan echter van blijvende aard zijn. Om dat belang te beschermen schrijft de Archiefwet 1995 aan de Nederlandse overheidsorganen voor dat zij archiefbescheiden slechts mogen vernietigen op grond van een officieel vastgestelde selectielijst. Het Archiefbesluit 1995 geeft uitvoerige regels om de zorgvuldigheid bij de totstandkoming van de lijsten te waarborgen.

Een Basisselectiedocument (BSD) is de verantwoording van het bewaar- en vernietigingsbeleid van archiefbescheiden door de organisatie, alsmede het wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie in de rijks- en provinciale archieven. In het BSD is aan iedere handeling een waardering gegeven voor bewaring of vernietiging van de bescheiden die betrekking hebben op die handeling. Alvorens de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen het BSD vaststelt, hoort deze de Raad voor Cultuur. Na vaststelling van het BSD kan de procedure voor enerzijds de overbrenging van de bescheiden naar het Nationaal Archief en anderzijds de vernietiging van de bescheiden worden uitgevoerd. Het BSD bestaat uit een korte beschrijving van het beleidsterrein en de actoren, een verantwoording van de doelstelling van de selectie en de gehanteerde selectiecriteria en de lijst van gewaardeerde handelingen, voorafgegaan door een toelichting op de lijst.

Een BSD kan niet los gezien worden van het daaraan ten grondslag liggende rapport institutioneel onderzoek (RIO). In een RIO wordt van een bepaald beleidsterrein de context beschreven samen met de handelingen van de actoren die binnen het beleidsterrein actief zijn. Een actor is een (overheids)orgaan dat verantwoordelijk is voor bepaalde handelingen. Alle handelingen van een bepaalde actor worden in het RIO beschreven in een logische samenhang met de handelingen van de andere actoren binnen het beleidsterrein.

De context en de logische samenhang bieden de mogelijkheid om tot een zo verantwoord mogelijke selectie van handelingen te komen.

In een BSD zijn de handelingen primair geordend op actor. Hierdoor staan alle handelingen van een actor op een bepaald beleidsterrein bij elkaar. Voor deze herordening is gekozen om voor organen bruikbare selectiedocumenten te kunnen maken.

Het BSD geldt als de selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995 (Stb. 276). De procedure tot vaststelling van een BSD is als volgt:

a. Het concept-BSD wordt besproken in het zogenaamde driehoeksoverleg. Deelnemers hieraan zijn vertegenwoordigers (deskundigen) van actoren op het beleidsterrein, een vertegenwoordiger namens de zorgdrager in verband met het archiefbeheer en een vertegenwoordiger namens de Rijksarchiefdienst. Tijdens dit overleg wordt rekening gehouden met het administratieve belang, het belang van de recht- en bewijszoekende burger en het historisch belang van de archiefbescheiden met betrekking tot het beleidsterrein.

b. Het concept-BSD wordt, tezamen met het verslag van het driehoeksoverleg, ter vaststelling ingediend bij de minister waaronder Cultuur ressorteert.

c. Het concept-BSD ligt gedurende een periode van 8 weken ter inzage.

d. De minister waaronder Cultuur ressorteert hoort de Raad voor Cultuur.

e. De minister waaronder Cultuur ressorteert en de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer stellen het BSD vast.

f. De beschikking tot vaststelling van het BSD wordt gepubliceerd in de Staatscourant.

Dit BSD Monumentenzorg voor de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer is gebaseerd op het rapport institutioneel onderzoek: F. van der Doe, H. Spijkerman, Van Monumentale waarde. Een institutioneel onderzoek naar de rijksoverheidsbemoeienis met monumentenzorg, 1945–1990 PIVOT-rapport nr. 33 (Den Haag 1996).

Het BSD Monumentenzorg is een officiële selectielijst. Het heeft tot doel voor de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer als zorgdrager aan te geven of neerslag voortvloeiend uit enkele handelingen zoals beschreven in het RIO Van monumentale waarde voor blijvende bewaring in aanmerking komt of vernietigd kan worden.

Onder neerslag wordt verstaan: alle gegevens voortvloeiend uit een handeling, onafhankelijk van de drager van die gegevens zoals papier, films, tapes of floppy’s, etc.

Het Beleidsterrein Monumentenzorg 1945–1990

De belangrijkste doelstelling van de rijksoverheid op het beleidsterrein monumentenzorg is het behoud van cultureel erfgoed, i.c. monumentale objecten, oude dorpskernen en stadsgezichten. De Monumentenwetten van 1961 en 1988 maken de bescherming van monumenten, stads- en dorpsgezichten mogelijk. Deze wetten kennen bij de bescherming van stads- en dorpsgezichten ook enige bevoegdheden toe aan de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, namelijk het aanwijzen van beschermde stads- en dorpsgezichten, waarop bepaalde regels van monumentenbescherming van toepassing zijn.

Voor de uitvoering van deze regels zijn gemeenten, provincies en rijksdiensten, belast met monumentenzorg verantwoordelijk.

Reikwijdte van het BSD

Dit BSD Monumentenzorg behandelt de periode 1945–1990.

In dit BSD zijn handelingen opgenomen van de volgende actoren:

– de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer;

– Rijksplanologische Commissie (RPC)

De Minister van VROM is zorgdrager in de zin van de Archiefwet voor de actor RPC.

Doelstelling van de selectie

De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.

Selectiecriteria

Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.

Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Nationaal Archief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).