1.6 — Criteria voor de selectie Vaststelling selectielijst handelingen minister van BZK op beleidsterrein Nationale Ombudsman (1964) 1982-1997
Criteria voor de selectie
Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.
Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waarin zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Nationaal Rijksarchief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B (= bewaren).
Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waarin zij bestaat, na verloop van de in het BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimumeis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (= vernietigen).
Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven gebeurt op grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen zorgdrager en Rijksarchiefdienst. Deze (algemene) selectiecriteria volgen op de volgende pagina.
Uitgaande van de selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1993 een lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht, gelet op de uit de contextbeschrijving naar voren gekomen hoofdlijnen van het overheidshandelen.
De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria. Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (= blijvend te bewaren), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het Nationaal Archief. De neerslag van een handeling die niet aan een van de selectiecriteria voldoet, wordt dus in principe niet overgebracht. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (= op termijn te vernietigen), onder vermelding van de termijn waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.
De gehanteerde algemene bewaarcriteria zijn de volgende:
1. Handelingen betreffende de beleidsvoorbereiding, -bepaling en -evaluatie;
2. Handelingen gericht op externe verantwoording en/of verslaglegging;
3. Handelingen gericht op het adviseren over de hoofdlijnen van het beleid;
4. Handelingen gericht op het stellen van regels direct gerelateerd aan de hoofdlijnen van het beleid;
5. Handelingen gericht op de (her)inrichting van de organisatie, belast met de primaire bedrijfsprocessen;
6. Uitvoerende handelingen die onmisbaar zijn voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen;
7. Uitvoerende handelingen die het algemeen democratisch functioneren mogelijk maken;
8. Uitvoerende handelingen die onttrokken zijn aan democratische controle;
9. Uitvoerende handelingen die direct zijn gerelateerd aan en/of direct voortvloeien uit voor Nederland bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten.
N.B.: De hierboven genoemde selectiecriteria zijn in 1997 vervangen door zes nieuwe criteria.
Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.
- Regeling
- Vaststelling selectielijst handelingen minister van BZK op beleidsterrein Nationale Ombudsman (1964) 1982-1997
- Soort
- Archiefselectielijst
- Geldend vanaf
- 24-10-2007
- BWB-id
- BWBR0015362
- Versie
- 2007-10-24_0