Planning & control producten van BIDN

In deze bijlage zijn de informatieproducten gespecificeerd die BIDN periodiek aan SZW dient te verstrekken op grond van artikel 5.3 en 5.10a van de Regeling SUWI. Het betreft de volgende producten:

I | jaarplan met begroting

II | tussentijds verslag

III | jaarverslag incl. jaarrekening

BIDN levert het conceptjaarplan met begroting vóór 1 oktober en het definitief jaarplan met begroting vóór 1 november. Het definitief jaarplan van BIDN bevat in elk geval een omschrijving van de taak, bedoeld in artikel 1, onderdeel m, Wet SUWI en de andere taken die het BIDN ten behoeve van gemeenten op grond van artikel 5.24 van het Besluit SUWI verricht. BIDN dient zich op verschillende momenten te verantwoorden over de uitvoering van het jaarplan. Deze verantwoording vindt plaats in het tussentijdse verslag en het jaarverslag. Het tussentijdse verslag wordt uiterlijk zes weken na afloop van de verslagperiode (halfjaar) aan de minister verstrekt. Het jaarverslag wordt vóór 15 maart aan de minister aangeboden.

In die hierna volgende tabel worden de onderwerpen benoemd, die in de diverse producten van de P&C-cyclus aan de orde dienen te komen. Daaronder volgt, per onderwerp, een nadere toelichting.

Tabel: Inhoudsvoorschriften voor de producten van de P&C-cyclus

I | II | III

1. Volumeontwikkeling en fondsbelasting (n.v.t.)

2. Ontwikkelingen wetsuitvoering en andere taken

a. doelstellingen, activiteiten op hoofdlijnen, resultaten, kosten/baten | x | x | x

b. prestatie-indicatoren/kengetallen | x | x | x

c. speerpunten klantgerichtheid | x | x | x

d. speerpunten handhaving (n.v.t.)

3. Ontwikkelingen grote projecten en projecten ter invoering van nieuwe wet- en regelgeving | x | x | x

4. Ondersteuning ketens | x | x | x

5. Bedrijfsvoering

a. rechtmatigheid | | | x

b. doelmatigheid | | | x

c. totstandkoming niet-financiële informatie | | | x

d. financieel beheer (tekortkomingen) | x | x | x

e. ontwikkelingen t.a.v. o.a. HRM, ICT, huisvesting | x | x | x

6. Governance

a. Raad van Bestuur | | x | x

b. Risicomanagement | | | x

7. Uitvoeringskosten

a. opbouw per product c.q. per groot project | x | x | x

b. opbouw per kostensoort | x | x | x

c. opbouw per wet/andere taken | x | x | x

d. prognose lopend jaar | | x

e. vergelijking met begroting jaar t-1 | x

f. vergelijking met begroting jaar t | | x | x

g. vergelijking met laatst vastgestelde jaarrekening | | | x

8. Investeringen per categorie | x | | x

9. Overzicht t.b.v. bevoorschotting/afrekening (nvt)

10. Jaarrekening | | | x

11. Aansluitingstabel (n.v.t.)

12. Verantwoordingsinformatie t.b.v. SZW jaarverslag (n.v.t.)

13. Kwantitatieve informatie (n.v.t.)

14. Toezichtbevindingen | | x | x

Legenda

I | jaarplan met begroting

II | tussentijdse verslag

III | jaarverslag incl. jaarrekening

x | Opnemen

1. Volumeontwikkeling en fondsbelasting (n.v.t.)

2. Ontwikkeling wetsuitvoering en andere taken

Het jaarplan gaat in op de volgende vragen:

• Wat wil BIDN bereiken (doelstellingen en prestatie-indicatoren)?

• Wat gaat BIDN daarvoor doen?

• Wat mag het kosten (begroting)?

In het kader van de budgetverantwoordelijkheid van SZW voor BIDN dient BIDN zich tevens te verantwoorden over prestatie-indicatoren en prestatiegegevens op het gebied van:

− Werking sectorloket gemeenten en andere ketenpartijen

− Dienstverlening BIDN, waaronder klanttevredenheid

− Financiën

In het jaarplan wordt ook aandacht besteed aan eventuele veranderingen in de taken van de organisatie. Gedacht kan worden aan:

• Nieuwe wet- en regelgeving, waarbij aandacht wordt besteed aan de activiteiten om de nieuwe maatregelen in te voeren;

• Andere taken die BIDN ten behoeve van de gemeenten verricht en die niet bekostigd worden uit de rijksbijdrage, bedoeld in artikel 5.25 van het Besluit SUWI.

In het tussentijdse verslag en het jaarverslag doet BIDN verslag van de uitvoering van het beleid en de geleverde prestaties. Het jaarplan en de daarin opgenomen prestatie-indicatoren vormen hierbij het uitgangspunt. De uitkomsten van de prestatie-indicatoren worden, voorzien van een toelichting, samen met de normen/streefwaarden per wet verantwoord. Indien van toepassing beschrijft BIDN zoveel als mogelijk de eigen bijdrage aan het behalen van de doelstellingen en geeft een verklaring als doelstellingen niet worden gehaald en de verbetermaatregelen die zijn/worden genomen. Bij klantgerichtheid wordt specifiek ingegaan op o.a. klachtenafhandeling, bereikbaarheid en klanttevredenheid.

3. Ontwikkelingen grote projecten en projecten ter invoering van nieuwe wet- en regelgeving

BIDN doet verslag van de uitvoering van het investeringsprogramma en de invoering van nieuwe wet- en regelgeving (indien van toepassing). Hierbij wordt ingegaan op de bereikte resultaten en de daarmee gepaard gaande kosten. BIDN legt hierbij een relatie met de planning en licht eventuele wijzigingen kort toe. BIDN dient tevens verslag te doen van de fte-bezetting (vast/tijdelijk/extern) per einddatum van de verslagperiode.

4. Ondersteuning ketens

BIDN doet verslag van de ontwikkelingen in de ketens voor werk, inkomen en schulden voor de dienstverlening van het BIDN.

5. Bedrijfsvoering

In de bedrijfsvoeringsparagraaf gaat BIDN in op de sturing en beheersing van de bedrijfsprocessen binnen BIDN voor zover van belang voor de uitvoering van de taken op grond van de Wet SUWI. Het doel is aan te geven in welke mate het management van BIDN haar bedrijfsprocessen beheerst. In de bedrijfsvoeringsparagraaf legt BIDN, mede gebaseerd op risicoanalyse, verantwoording af over de bedrijfsvoering. De bedrijfsvoeringsparagraaf bestaat ten minste uit de volgende onderdelen:

5a). Rechtmatigheid

De wijze waarop BIDN verantwoording dient af te leggen over de rechtmatigheid in het jaarverslag en de jaarrekening, alsmede de wijze waarop de accountant zijn controlewerkzaamheden dient te verrichten, zijn nader uitgewerkt in de artikelen 5.10b t/m 5.10e van de Regeling SUWI en met name in de daarbij behorende toelichting.

5b). Doelmatigheid

In artikel 5.10e, eerste lid, onderdeel c, van de Regeling SUWI is aangegeven dat BIDN inzicht moet bieden in de doelmatigheid van het beheer en de organisatie. Ten aanzien van BIDN wordt verslag uitgebracht van activiteiten die zijn ondernomen om de bedrijfsprocessen door te lichten, waarbij het kostenniveau wordt gerelateerd aan de (kwaliteit van de) geleverde prestatie. BIDN wordt geacht de uitgangspunten die zij hanteert met betrekking tot doelmatigheid te expliciteren. Een toelichting op artikel 5.10e, eerste lid, onderdeel c, van de Regeling SUWI, wordt gegeven in Bijlage XXIII bij de Regeling SUWI.

5c). Totstandkoming niet-financiële informatie

BIDN rapporteert in het jaarverslag over het totstandkomingsproces van de informatievoorziening (inclusief de daarbij gehanteerde criteria zoals vastgelegd in bijlage XVII van de Regeling SUWI) en de wijze waarop deze is gewaarborgd (conform artikel 5.16 tweede lid, van de Regeling SUWI).

5d). Financieel Beheer

In dit onderdeel rapporteert BIDN over eventuele tekortkomingen in het financieel beheer. Onder financieel beheer wordt verstaan het geheel van beslissingen, handelingen en regels die zijn bedoeld voor de sturing en beheersing van, alsmede de verantwoording over, de financiële transacties en de saldi waarvoor het management (mede)verantwoordelijkheid draagt. De administraties, die ten behoeve van het financieel beheer worden bijgehouden, worden eveneens tot het financieel beheer gerekend.

Het financieel beheer dient te voldoen aan de eisen ordelijkheid en controleerbaarheid. Onder ordelijk wordt verstaan dat het financieel beheer en de administraties in overeenstemming zijn met de in de administratieve organisatie vastgelegde procedureregels. Met controleerbaar wordt bedoeld dat de uitkomsten van het financieel beheer duidelijk worden vastgelegd, opdat achteraf controle efficiënt kan worden uitgevoerd.