De voorliggende selectielijst geldt voor alle actoren onder de archiefzorg van zowel de minister van LNV als Staatsbosbeheer. Elke actor selecteert de neerslag van zijn handelen binnen het beleidsterrein Natuur- en landschapsbeheer voortaan met deze lijst. Voor handelingen op andere beleidsterreinen gelden andere selectielijsten.

Enkele in het oog springende kenmerken van een selectielijst zijn de volgende.

De selectielijst vervangt de tot nu toe gebruikte vernietigingslijsten en blijft in de huidige vorm maximaal twintig jaar geldig.

De lijst geldt voor alle directies en diensten die bij dit beleidsterrein betrokken zijn.

De lijst beschrijft geen documenten, maar handelingen.

De lijst geldt voor alle vormen van neerslag die resulteren uit de beschreven handelingen: papieren documenten, elektronische bestanden, audiovisuele producten enz.

De lijst noemt niet alleen de handelingen waarvan de neerslag vernietigd kan worden, maar ook de handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven.

Hieronder volgen toelichtingen op respectievelijk de selectielijst, het project Pivot/LNV en het achterliggende nieuwe selectiebeleid van de rijksoverheid.

Toelichting op de voorliggende selectielijst

Geldigheid van deze selectielijst

Voor het ministerie van LNV is de selectielijst Agrarische handelspolitiek en exportbevordering van toepassing voor:

1. Handelingen van de actor `minister van LNV' (uitgevoerd door met name de directies Internationale Zaken, Industrie en Handel en Kabinet)

2. Handelingen van andere actoren onder de archiefzorg van LNV (zoals de landbouwraden en -attachés).

Voor het Hoofdproductschap Akkerbouw (HPA) is deze selectielijst van toepassing voor:

1. Handelingen van de actor HPA.

2. Handelingen van de actor `PBO's' voor zover verricht door het HPA.

3. Handelingen van de actor `PBO's' voor zover verricht door het Productschap Aardappelen (PA), het Productschap Diervoeder (PD), het Productschap Granen, Zaden en Peulvruchten (PGZP) en het Productschap Wijn (PW)

Deze onder 3 genoemde actoren zijn onlangs omgevormd tot commissies van het HPA, waardoor hun archief ressorteert onder de zorg van het HPA.

De overige zorgdragers waarvan in dit rapport handelingen zijn opgenomen zijn de ministers van Economische Zaken, Buitenlandse Zaken en Financiën en de Kamers van Koophandel te Amsterdam en Rotterdam. De desbetreffende handelingen zijn nog niet vastgesteld

De vastgestelde selectielijst vormt de formele grondslag voor bewerking van archiefbestanden tot vernietiging dan wel overbrenging naar de Rijksarchiefdienst. Tevens wordt de lijst toegepast in het informatiebeheer van enerzijds alle LNV-onderdelen die bij dit beleidsterrein betrokken zijn, en anderzijds van het HPA.

De lijst heeft overigens geen betrekking op het interne functioneren van de genoemde actoren; daarvoor worden beleidsterreinoverstijgende onderzoeken toegepast naar de aandachtsgebieden financiën, personeel, organisatie, huisvesting, informatievoorziening en voorlichting.

De selectielijst treedt in werking twee dagen na publicatie in de Staatscourant en blijft in de huidige vorm hoogstens 20 jaar geldig.

Intrekking van bestaande vernietigingslijsten

Bij vaststelling van deze selectielijst vervallen de volgende categorieën uit de Algemene Vernietigingslijst van LNV (laatste wijziging: Stcrt. 1999, 216):

categorie 21 (publicaties en voorlichting)

categorie 79 (rapporten buitenlandse economische aangelegenheden)

categorie 86 (internationale tentoonstellingen)

categorie 92 (buitenlandse prijsvorming)

categorie 114 (congressen en conferenties)

Deze categorieën vervallen voor stukken met betrekking tot de agrarische handelspolitiek en exportbevordering.

Indeling van deze lijst

De handelingen van de voornaamste actor op dit beleidsterrein, de minister van LNV (inclusief taakvoorgangers) zijn samengebracht in deel 1 en deel 3 van deze lijst. Daar zijn ze nader onderverdeeld volgens dezelfde indeling als het gelijknamige rapport en met dezelfde nummering.

Bij elke handeling van de actor 'minister van LNV' is vermeld welke organisatieonderdelen daarbij betrokken zijn. Hierbij worden de volgende afkortingen gebruikt:

IZ (directie Internationale Zaken), m.n. deel 1

I&H (directie Industrie en Handel)

Kab. (directie Kabinet), m.n. deel 3

DLG (Dienst Landelijk Gebied)

HPA (Hoofdproductschap Akkerbouw)

N.B. Dit betreft handelingen die in mandaat worden verricht namens de minister van LNV.

In deel 1 en 3 staan tevens de handelingen van andere actoren onder de archiefzorg van LNV.

Het archief van ieder van die actoren valt onder de beheersverantwoordelijkheid van een directie of dienst van LNV. Daarom is ook hier bij elke handeling een afkorting opgenomen van een dienstonderdeel.

In deel 2 en deel 4 staan de handelingen van actoren buiten de archiefzorg van LNV. Daarvan zijn vooralsnog alleen de handelingen van het Hoofdproductschap Akkerbouw (HPA) vastgesteld.

Handelingen met een * worden momenteel nog verricht.

Informatie over de actoren en de context van de beschreven handelingen

De actoren waarvan in deze lijst handelingen zijn opgenomen, worden nader beschreven in het bijbehorende onderzoeksrapport. Daarin is tevens een beschrijving opgenomen van de context van het beleidsterrein.

Het formeel doorlopen traject van vaststelling

Op 16 september 1999 heeft de directeur Facilitaire Dienst van het ministerie van LNV, mede namens de voorzitter van de Akkerbouwproductschappen, de ontwerp-selectielijst aangeboden aan de staatssecretaris van OC&W, die er vervolgens advies over heeft gevraagd aan de Raad voor Cultuur. De Raad heeft tegelijk een verslag gekregen van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen. Vanaf 28 september 1999 lag de ontwerp-selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Algemeen Rijksarchief en in de bibliotheken van het ministerie van LNV, het Hoofdproductschap Akkerbouw, het ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie. De terinzagelegging was aangekondigd in Staatscourant 185 van 27 september 1999.

Tijdens het bovengenoemde driehoeksoverleg was, op verzoek van de Archiefcommissie van het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap, een op het beleidsterrein deskundige historicus aanwezig. Van andere organisaties of individuele burgers werd gedurende de terinzagelegging geen reactie ontvangen.

De Bijzondere Commissie Archieven van de Raad voor Cultuur heeft de ontwerp-selectielijst besproken tijdens de vergadering van 7 december 1999. Bij de voorbereiding van het advies is het verslag van het driehoeksoverleg mede in beschouwing genomen. Op 25 februari bracht de Raad advies uit aan de Staatssecretaris van OC&W (kenmerk arc-99.1669/2) dat behoudens enkele tekstuele correcties geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.

Pivot bij LNV

De voorliggende selectielijst en het bijbehorende onderzoeksrapport zijn producten van het projectteam Pivot/LNV.

Het project

Vooruitlopend op de nieuwe Archief-wet stelde de Rijksarchiefdienst in 1991 Pivot in: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn. Het project is gericht op de selectie van overheidsarchieven vanaf 1945, en gaat uit van institutioneel onderzoek op alle beleidsterreinen waarbij het rijk betrokken is. Pivot is een interdepartementaal project op basis van convenanten tussen de Rijksarchiefdienst en alle ministeries en Hoge Colleges van Staat. Het convenant voor LNV werd op 9 december 1992 gesloten tussen de secretaris-generaal van LNV en de Algemene Rijksarchivaris.

Hoofdpunten van de gehanteerde methodiek van institutioneel onderzoek:

Een onderzoek richt zich niet op een organisatie, maar op de volle breedte van een beleidsterrein.

De wet- en regelgeving die samenhangt met het beleidsterrein staat in principe centraal als bron, aangevuld met literatuur en interviews met beleidsambtenaren.

De zelfstandig handelende partijen worden aangeduid als 'actoren'.