a. Opzet en indeling

In de lijst zijn alle handelingen opgenomen die zijn geformuleerd in het begeleidende RIO. De handelingen zijn ingedeeld naar actor (men zie de inhoudsopgave). De lijst is gesplitst in een deel dat de handelingen van de Nationale ombudsman betreft en een deel dat betrekking heeft op de handelingen van de overige actoren. De handelingen van de ombudsman zijn gewaardeerd en de desbetreffende selectiebeslissingen zijn onderwerp geweest van archiefwettelijk driehoeksoverleg. De handelingen van de overige actoren zijn voorlopig gewaardeerd.

Voor wat betreft de context van de handelingen alsmede voor specifieke nadere informatie omtrent de actoren wordt uitdrukkelijk naar het RIO verwezen. De schets van het terrein en het actorenoverzicht in de toelichting van het voorliggende BSD dienen slechts ter oriëntatie.

b. Leeswijzer bij de handelingen

Handelingnummer

De handelingen zijn genummerd overeenkomstig de volgordelijke nummering in het RIO, zodat eenduidigheid is gewaarborgd en het naast elkaar gebruiken van RIO en BSD wordt vergemakkelijkt.

Handeling

Een handeling is een complex van activiteiten, gericht op het tot stand brengen van een product, dat een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. De formulering van de handelingen is in de regel toegespitst op het product. Echter, een handeling als zodanig omvat alle activiteiten die leiden tot het product. Dientengevolge is de neerslag van een handeling niet beperkt tot het (eind)product, maar omvat ze alle archiefbescheiden die in verband daarmee zijn voortgebracht. Zo betreft bijvoorbeeld de handeling van de actor Nationale ombudsman niet alleen het rapporteren maar ook de daaraan voorafgaande activiteiten, (in het geval van een klachtonderzoek) vanaf het in behandeling nemen van het desbetreffende verzoekschrift tot en met de beoordeling van de daarin ter discussie gestelde gedraging. De neerslag van de handeling omvat derhalve niet alleen het rapport zelf, maar (ten minste) het complete dossier van de desbetreffende zaak.

Aangezien handelingen voortvloeien uit taken en bevoegdheden is het mogelijk dat een vermelde handeling in de praktijk nimmer is uitgevoerd. Dit maakt gelet op de structurele functie van een BSD evenwel niets uit. Het is immers altijd mogelijk dat een ’lege’ handeling in de toekomst wel zal plaatsvinden.

Periode

Deze rubriek betreft in beginsel het tijdvak waarbinnen de handeling (ongeacht de frequentie) is of kan zijn uitgevoerd, gelet op de wettelijke grondslag daarvoor of gezien de gebruikte bronnen. Bij slechts eenmaal uitgevoerde handelingen kan in voorkomende gevallen (bijvoorbeeld ’Het invoeren van de Nationale ombudsman’) uit de periode-aanduiding de duur van de handeling worden afgeleid. Sluit een periode-aanduiding af met ’heden’ dan wordt de handeling in het desbetreffende jaar nog verricht of is zij nog mogelijk.

Grondslag

De grondslag betreft de formele wettelijke basis, ingevolge waarvan een handeling binnen een bepaalde periode wordt of kan worden verricht. De rubriek is alleen gebruikt voor handelingen die direct zijn terug te voeren op de WNo. Met name bij de handelingen betreffende het primaire proces van de Nationale ombudsman is de grondslag van de handeling als afdoeningsgrond van een zaak veelal tevens het onderscheidende kenmerk ten opzichte van soortgelijke handelingen. Als een handeling in het kader van de WNo geen (specifieke) wettelijke grondslag kent, is summier tussen [ ] aangegeven hoe deze binnen het kader van taken en bevoegdheden wordt verantwoord.

Product

Deze rubriek betreft het gangbare administratieve eindproduct van de handeling en dus niet de totale neerslag daarvan (zie Handeling). De rubriek is in de regel alleen toegepast als het product niet uit de formulering van de handeling blijkt. Doorgaans wordt een product omschreven in algemene termen. Als belangrijk voorbeeld kan bij een algemeen geformuleerde handeling een concreet document worden genoemd, zoals een bepaalde beleidsnota of wet.

Bron

Indien van toepassing is aangegeven welke (soorten) bronnen in plaats van of in aanvulling op de WNo (zie Grondslag) van speciaal nut zijn geweest bij het opsporen of formuleren van de handeling of van de verdere informatie in het handelingblok. Voor het BSD zijn geen andere bronnen of literatuur benut dan zijn vermeld in het gespecificeerde overzicht in het RIO.

Opmerking

Zo nodig is een korte toelichting gegeven ten behoeve van een beter begrip van de handeling zelf, of wordt een aanvulling verstrekt op de informatie in een andere rubriek. De rubriek is in de regel niet gebruikt voor een inhoudelijke toelichting op de handelingen. Hiervoor wordt verwezen naar het bijbehorende rapport ’Behoorlijk behandeld’.

Waardering

De afkorting ’B’ staat voor ’bewaren’, dat wil zeggen het na afloop van de wettelijke overbrengingstermijn overdragen aan het ARA van de documentaire neerslag (ongeacht de gegevensdrager) van de handeling, in overeenstemming met de geldende archiefwettelijke bepalingen en conform de normen voor de goede en geordende staat van de RAD/PIVOT. Zie voor deze normen de brochure ’Om de kwaliteit van het behoud: normen goede en geordende staat’, RAD/PIVOT, Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur, ’s-Gravenhage 1993. Bij een B-handeling is achter de selectiebeslissing aangegeven welk selectiecriterium is toegepast.

De afkorting ’V’ staat voor ’vernietigen (op termijn)’ oftewel ’niet overbrengen’. Bij de desbetreffende handelingen wordt de vernietigingstermijn vermeld. Deze termijn betreft het aantal volle jaren dat dient te zijn verlopen sinds het einde van het jaar waarin een archiefbestanddeel (dossier) dat de neerslag van de handeling bevat, is afgesloten, voordat tot vernietiging van dat bestanddeel wordt overgegaan.

Wanneer op de neerslag van een ’V-handeling’ de uitzonderingscriteria van toepassing zijn, staat dit met zoveel woorden bij de desbetreffende handeling vermeld. Een uitzonderingscriterium is dus niet relevant ten aanzien van de neerslag van handelingen waarbij die vermelding ontbreekt.