a. Selectiedoelstelling

Het BSD is opgesteld tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT, zoals die door de Minister van WVC bij de behandeling van het ontwerp van de Aw 1995 in de Tweede Kamer op 13 april 1994 is verwoord. De selectiedoelstelling luidt: het mogelijk maken van een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid.

Door het Convent van Rijksarchivarissen is de selectiedoelstelling vertaald in de richting van de (bewaar)doelstelling van de RAD als ’het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring’.

De selectiedoelstelling is geoperationaliseerd voor het terrein van de Nationale ombudsman. Dat wil zeggen dat de geformuleerde handelingen van de betrokken overheidsactoren zijn gewaardeerd op de bijdrage die zij leveren aan de verwezenlijking van de selectiedoelstelling. De selectie betrof derhalve de vraag voor welke handelingen geldt dat het noodzakelijk is om de administratieve neerslag daarvan te bewaren voor een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen op het beleidsterrein Nationale ombudsman en op het taakveld van de Nationale ombudsman.

b. Selectiecriteria

Uitgaande van de selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1993 een lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht, gelet op de uit de contextbeschrijving naar voren gekomen hoofdlijnen van het overheidshandelen.

De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria. Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met ’B’ (blijvend te bewaren), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het ARA. De neerslag van een handeling die niet aan een van de selectiecriteria voldoet, wordt dus in principe niet overgebracht. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan ’V’ (op termijn te vernietigen), onder vermelding van de termijn waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.

De gehanteerde algemene bewaarcriteria betreffen:

1°. handelingen betreffende de beleidsvoorbereiding, -bepaling en -evaluatie;

2°. handelingen gericht op externe verantwoording of verslaglegging;

3°. handelingen gericht op het adviseren over de hoofdlijnen van het beleid;

4°. handelingen gericht op het stellen van regels direct gerelateerd aan de hoofdlijnen van het beleid;

5°. handelingen gericht op de (her)inrichting van de organisatie, belast met de primaire bedrijfsprocessen;

6°. uitvoerende handelingen die onmisbaar zijn voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen;

7°. uitvoerende handelingen die het algemeen democratisch functioneren mogelijk maken;

8°. uitvoerende handelingen die onttrokken zijn aan democratische controle;

9°. uitvoerende handelingen die direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor Nederland bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten.

De criteria zijn ontwikkeld door de selectiedoelstelling te koppelen aan het uit de bestuurskunde afkomstige model van de beleidscyclus als voorstelling van feitelijk overheidshandelen. De toepassing van het model bij de selectie van overheidsarchief is uiteengezet in de brochure ’Handelend optreden’ (RAD/PIVOT, ’s-Gravenhage 1993).

Naast algemene criteria kunnen ‐ eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling ‐ in een BSD specifieke criteria worden geformuleerd voor handelingen die met behulp van de algemene criteria niet kunnen worden gewaardeerd. Daar de noodzaak hiertoe niet aanwezig werd geacht, is in dit BSD de mogelijkheid om specifieke selectiecriteria te formuleren niet benut (men zie in dit verband het verslag van het met de Nationale ombudsman gevoerde driehoeksoverleg).

c. Toepassing van de selectiecriteria

De operationalisering van de selectiecriteria is geschied aan de hand van de contextbeschrijving die het RIO bevat. Uit de contextbeschrijving komen aard en strekking van een handeling naar voren in relatie tot de taak en de hoofdlijnen van het handelen van de desbetreffende actor. Op grond van dat inzicht krijgt elke handeling tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling een zekere betekenis. De waardering van de handeling bestaat dan uit het systematisch nagaan of deze voldoet aan één van de selectiecriteria.

Een handeling kan in beginsel op grond van verschillende criteria voor bewaring in aanmerking komen. De uiteindelijke bewaarbeslissing wordt evenwel gemotiveerd op grond van het meest toepasselijk bevonden criterium.

Een afzonderlijke staat, te vinden aan het einde van dit onderdeel van de toelichting, geeft voor iedere actor per criterium een overzicht van de nummers van de handelingen die met een B zijn gewaardeerd, alsmede een opsomming van de resterende handelingen, die met een V zijn gewaardeerd. Omgekeerd is in de handelingenlijst per handeling aangegeven welk criterium is toegepast.

Zoals reeds gezegd, zijn in het voorliggende document de waarderingen van de handelingen van andere actoren dan de Nationale ombudsman slechts voorlopig toegekend. Dit komt zowel in de genoemde staat als in de handelingenlijst duidelijk tot uitdrukking. In onderstaande uiteenzetting, waar het gaat om het verschaffen van inzicht in de inhoudelijke aspecten van de waardering, wordt aan dat formele onderscheid evenwel niet gerefereerd.

Daar de handelingen onder 8 en 9 op geen enkele handeling van toepassing zijn gebleken, zullen deze in het navolgende geheel buiten beschouwing blijven.

ad 1°. Handelingen betreffende de beleidsvoorbereiding, -bepaling en -evaluatie

Op het taakveld van de ombudsman is het criterium benut ten aanzien van de handelingen van de Nationale ombudsman waarbij deze zijn eigen beleid formuleert, ten eerste het beleid met betrekking tot zijn taakvervulling in het algemeen (zie RIO 3.2) en vervolgens dat ten aanzien van enerzijds zijn onderzoekstaak en anderzijds zijn ’secundaire taakvervulling’ (zie RIO 3.3).

Wat het beleidsterrein Nationale ombudsman aangaat, is het criterium van belang voor de handelingen van de Ministers van Binnenlandse Zaken, Justitie en Algemene Zaken met betrekking tot het proces van beleidsontwikkeling en wetgeving vanaf 1964 dat heeft geleid tot de instelling van de Nationale ombudsman (zie RIO 2.2).

In het verlengde daarvan voldoen aan criterium 1 ook de beleidsmatige handelingen vanaf 1982 van de Minister van Binnenlandse Zaken (en van de Minister van Justitie) betreffende de verdere ontwikkeling van ambt en instituut, inclusief de formele wetgeving (zie RIO 2.4).

ad 2°. Handelingen gericht op externe verantwoording of verslaglegging

Op het taakveld geldt criterium 2 de verslaggeving van de Nationale ombudsman aan de Staten-Generaal over (de uitkomsten van) zijn werk (zie RIO 6.5). Voorts voldoen aan het criterium de wetenschappelijke en vakinhoudelijke bijdragen die de Nationale ombudsman naar aanleiding van zijn werk op zijn gebied levert (zie RIO 6.4). Ook geldt het criterium de behandeling door de Nationale ombudsman van klachten van burgers over het ombudsmaninstituut en het afleggen door de Nationale ombudsman van verantwoording aan de rechter als een klacht mocht uitmonden in een juridisch geschil (zie RIO 6.2).

Evenzo geldt criterium 2 de informatievoorziening door de actor bestuursorgaan (hier beperkt tot een minister of staatssecretaris) aan de Staten-Generaal inzake Nationale-ombudsmanaangelegenheden (zie RIO 6.5).

Op het beleidsterrein Nationale ombudsman geldt bewaarcriterium 2 de verantwoording die de ombudsman ter zake van zijn algehele ambtsuitoefening aflegt ten overstaan van de hem regarderende commissie uit de Tweede Kamer (zie RIO 2.3).