a. Afkortingen en begrippen

In deze toelichting en in het Basisselectiedocument Nationale ombudsman 1982 ‐ 1997 onder II wordt uitgegaan van de volgende afkortingen en begrippen:

amvbalgemene maatregel van bestuur

ARA ‐ Algemeen Rijksarchief

Ab 1995Archiefbesluit 1995

Aw ‐ 1995Archiefwet 1995

Awb‐ Algemene wet bestuursrecht

BNo ‐ Bureau Nationale ombudsman

BSD ‐ basisselectiedocument

jaarverslagen ‐ Nojaarverslagen van de Nationale ombudsman

KNHG ‐ Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap

PIVOT ‐ Project invoering verkorting overbrengingstermijn

RAD ‐ Rijksarchiefdienst

RIO ‐ rapport institutioneel onderzoek

Stb. ‐ Staatsblad

Stcrt. ‐ Staatscourant

So ‐ substituut-ombudsman

Wob ‐ Wet openbaarheid van bestuur

WNo ‐ Wet Nationale ombudsman

actor ‐ overheidsorgaan, particuliere organisatie of persoon die een rol speelt op een beleidsterrein

handeling ‐ complex van activiteiten, gericht op het tot stand brengen van een product, dat een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid

B ‐ de selectiebeslissing ’(blijvend) te bewaren’ ten aanzien van de archiefbescheiden die de neerslag vormen van een gewaardeerde handeling

V ‐ de selectiebeslissing ’(op termijn) te vernietigen’ ten aanzien van de archiefbescheiden die de neerslag vormen van een gewaardeerde handeling

b. Wettelijk kader en achtergronden

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder ’archiefbescheiden’ is niet slechts ’papier’ te verstaan, maar alle bescheiden, ongeacht de vorm, die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt (en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten), dus ook digitaal vastgelegde informatie.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt mede in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband geldt zowel een verplichting tot vernietiging als een overbrengingsplicht. Beide rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief, de zorgdrager. De vernietigingsplicht van de zorgdrager is in artikel 3 van de Aw 1995 neergelegd, de verplichting tot overbrenging in artikel 12; dat bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen, ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats wanneer zij ouder zijn dan twintig jaar.

Wat de archiefbescheiden van (onder meer) de ministeries en de Hoge Colleges van Staat aangaat, is de aangewezen archiefbewaarplaats het ARA te ’s-Gravenhage. Het ARA is een onderdeel van de RAD. Deze dienst ressorteert onder de Minister van OCenW en staat onder leiding van de algemene rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden in een (op termijn) te vernietigen deel en een (na twintig jaar) over te brengen gedeelte zijn zorgdragers verplicht selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven, waarna de te vernietigen bestanddelen inderdaad moeten worden vernietigd.

Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet een enkele keer toepast op het reeds gevormde archief, maar haar bij de hand houdt om periodiek een bepaalde aanwas van archiefmateriaal af te voeren, enerzijds ter vernietiging, anderzijds voor overbrenging ter blijvende bewaring in een archiefbewaarplaats. Voor de hand ligt derhalve dat een overheidsorganisatie een selectielijst ook voor de administratieve inrichting en het beheer van haar archief benut: dossiers kunnen bij de vorming of het opbergen reeds worden geclassificeerd naar hun uiteindelijke bestemming, subsidiair gerangschikt op vernietigingsjaar. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie. Wel moet na hooguit twintig jaar een selectielijst worden vervangen.

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient ingevolge art. 2, eerste lid, van het Ab 1995 rekening gehouden te worden met de taak van het betrokken overheidsorgaan en zijn verhouding tot andere overheidsorganen, met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en met het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor de overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

Voorts moeten ingevolge art. 3 van het Ab 1995 bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de algemene rijksarchivaris: dit is het zogeheten (archiefwettelijke) driehoeksoverleg.

c. Opzet van een BSD

Een BSD is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op de archiefbescheiden van een (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald terrein. Een BSD betreft doorgaans dan ook archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voorzover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest).

Voorts is het niveau waarop geselecteerd wordt niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en (indien van toepassing) een vernietigingstermijn. Wel geldt dat een BSD met het oog op het werkterrein van PIVOT beperkt blijft tot de handelingen van organen van de centrale overheid.

Ten slotte behoort bij een BSD een RIO, waarin het terrein waarop de selectielijst betrekking heeft wordt beschreven en waarin de handelingen die in het BSD voorkomen, in hun functionele context worden geplaatst en toegelicht, uitgaande van de taken en bevoegdheden van de betrokken organen.

De genoemde specifieke kenmerken van een BSD staan in verband met de hieronder gememoreerde selectiedoelstelling van de RAD en de in het kader van het selectiebeleid van de RAD ontwikkelde zogeheten PIVOT-methode. Voor de achtergronden van een en ander wordt verwezen naar de algemene inleiding van het RIO dat bij dit BSD behoort, het rapport ’Behoorlijk behandeld’.

d. Totstandkoming van het BSD

RIO en BSD zijn het resultaat van een werkafspraak, gemaakt in januari 1996 tussen PIVOT en het BNo. De werkafspraak hield in dat in onderlinge samenwerking een institutioneel onderzoek zou worden uitgevoerd op het terrein van de Nationale ombudsman, resulterend in een RIO en een BSD.

Doel van de samenwerking was om met toepassing van de methodiek van PIVOT te komen tot een duurzame selectielijst, waarmee de Nationale ombudsman zijn archiefbescheiden kan selecteren en het ARA de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden op het terrein van de Nationale ombudsman kan verwerven. De ombudsman had nog niet eerder de beschikking over een selectielijst (onder de Archiefwet 1962: vernietigingslijst). Het institutionele onderzoek is uitgevoerd door een medewerker van PIVOT, die het RIO en aansluitend het daarop gebaseerde BSD heeft samengesteld.

Nadat het BSD in concept gereed was, heeft archiefwettelijk driehoeksoverleg plaatsgevonden tussen de RAD en vertegenwoordigers van de Nationale ombudsman met betrekking tot de waardering van de administratieve neerslag van de handelingen van de Nationale ombudsman. Aan dit overleg namen deel: