In deze gedragscode wordt verstaan onder:

Achtergrondonderzoeken: de aanduiding van het type onderzoek, dat zich richt op het vaststellen van de achtergrond van natuurlijke personen (zoals sollicitanten, klanten en zakenpartners) en rechtspersonen, waarmee de opdrachtgever voornemens is om een contractuele relatie aan te gaan of te behouden. Achtergrondonderzoeken (in het Engels ‘backgroundscreening’) kennen verschillende verschijningsvormen, waaronder het pre employmentonderzoek.

Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd of gedecentraliseerd is dan wel op functionele of geografische gronden is verspreid (artikel 4 aanhef en onder 6 AVG);

Betrokkene: een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (artikel 4 aanhef en onder 1 AVG);

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid (artikel 9 lid 1 AVG);

Interview: een gesprek van een of meer particuliere onderzoekers met een persoon met het doel om aanwijzingen te vergaren over de al dan niet vermeende betrokkenheid van deze persoon of een derde bij een te onderzoeken gedraging of om informatie te vergaren over iemand in het kader van achtergrondonderzoeken;

Observatie: een methode van gegevensvergaring, waarbij bepaalde personen en/of objecten en/of situaties al dan niet met technische hulpmiddelen worden gadegeslagen ten einde informatie te vergaren;

Onderzochte persoon: een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die als subject van onderzoek betrokken is of is geweest bij een onderzoeksopdracht dat een particulier onderzoeksbureau in behandeling heeft of heeft gehad. Deze persoon wordt in deze privacygedragscode aangemerkt als ‘betrokkene’ in de zin van artikel 4 aanhef en onder 1e van de AVG, hetgeen onverlet laat dat ook een ander dan de onderzochte persoon kan worden aangemerkt als betrokkene in de zin van artikel 4 AVG;

Ontvanger: degene aan wie/waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt (in de zin van artikel 4 aanhef en onder 9 AVG). In ieder geval zal de opdrachtgever in de regel ontvanger zijn.

Opdrachten- c.q. voorvallenregistratie: het geheel van opdrachten c.q. voorvallen die in behandeling zijn of zijn geweest van een particulier onderzoeksbureau en die al dan niet geautomatiseerd volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn;

Opdrachtgever: degene voor wie een particulier onderzoeksbureau recherche- werkzaamheden verricht of verricht heeft in verband met een eigen belang van deze of een derde, waarbij de recherche- werkzaamheden betrekking hebben op een (of meer) bepaalde natuurlijke en/of (rechts)pers(o)on(en);

Particulier onderzoeker: een medewerker van een particulier onderzoeksbureau die recherchewerkzaamheden uitvoert;

Particulier onderzoeksbureau: een recherchebureau of een andere organisatie dat/die recherche- werkzaamheden uitvoert;

Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (artikel 4 aanhef en onder 1 AVG);

Persoonsgegevens van Strafrechtelijke aard: persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen als bedoeld in artikel 10 van de AVG, alsmede persoonsgegevens betreffende een door de rechter opgelegd verbod naar aanleiding van onrechtmatig of hinderlijk gedrag;

Pre-employmentonderzoek: het onderzoek dat in opdracht van een werkgever wordt ingesteld, alvorens deze een dienstbetrekking aangaat met een sollicitant, dan wel een persoon in diens bedrijf werkzaamheden laat verrichten. Een pre-employmentonderzoek kan onder meer bestaan uit het controleren van identiteitsgegevens, het controleren van woonadresgegevens, het verifiëren van het opgegeven arbeidsverleden, het raadplegen van openbare bronnen (zoals de bestanden van de Kamer van Koophandel en het Kadaster), het controleren van de echtheid van diploma’s en getuigschriften, het interviewen van voormalige werkgevers, referenten en andere personen, waaronder de sollicitant zelf. De omvang van het onderzoek door het particulier onderzoeks- bureau wordt afgestemd met de opdrachtgever;

Recherchebureau: een natuurlijke persoon of rechtspersoon die in de uitoefening van een beroep of bedrijf met winstoogmerk recherche- werkzaamheden verricht, voor zover die werkzaamheden worden verricht op verzoek van een derde, in verband met een eigen belang van deze derde en betrekking hebben op een of meer bepaalde natuurlijke personen (artikel 1 lid 1 aanhef en onder f Wpbr);

Recherchewerkzaamheden: het vergaren en analyseren van gegevens als bedoeld in artikel 1 lid 1 aanhef en onder e Wpbr;

Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt (artikel 4 aanhef en onder 7 AVG). In het kader van deze gedragscode is dat het particulier onderzoeksbureau;

Vertrouwelijke communicatie: de uitwisseling van berichten en gegevens tussen twee of meer personen, waarbij de bij de gegevens- en berichtenuitwisseling betrokken personen de verwachting hebben dat hun communicatie niet door anderen wordt opgenomen, afgeluisterd en/of wordt ingezien of dat anderen daarvan op andere wijze kennis van nemen. Onder vertrouwelijke communicatie valt bijvoorbeeld een in beslotenheid gevoerd gesprek, berichten- uitwisseling via e-mail of gesprekken die over de telefoon gevoerd worden. Het opnemen van vertrouwelijke communicatie houdt in het opnemen van die woorden of signalen die worden uitgewisseld. Het houdt niet in het maken van afbeeldingen van personen die een gesprek voeren, zonder dat het gesprek wordt opgenomen of opgevangen;

Verwerking van persoonsgegevens: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4 aanhef en onder 2 AVG).